מדיניות משאבי אנוש מספקת את המסגרת שבה העובדים צפויים להתנהג במקום העבודה. פוליסות אלו נכתבות בהצהרות על תקני החברה ומטרותיה וכוללות את כל תחומי התעסוקה, לרבות גיוס, פיצוי, סיום, הטבות, יחסי עובד ועזבונות. הם מכילים כללים על איך העובדים חייבים לבצע את עבודתם אינטראקציה אחד עם השני. למנהלים, לעובדים ולמחלקת משאבי אנוש יש כל תפקיד להבטיח כי מדיניות משאבי אנוש מיושמת באופן יעיל.
מטרה
מדיניות משאבי אנוש מבטיחה כי החברה עומדת בחקיקה הרלוונטית, חוזי העסקה והסכמים קיבוציים. פוליסות אלו מקטינות את הסיכון לחבות תאגידית או לתביעות עובדים. מדיניות משאבי אנוש מתייחסת לתחומים קריטיים למשימת החברה, תוך הבטחת היעילות התפעולית. הם מבהירים ציפיות של ביצועים והתנהגות ומסייעים ליצור את תרבות העבודה הרצוי. מאידך גיסא, מדיניות משאבי אנוש מגינה על העובדים מפני פעולות שרירותיות ומפלות על ידי ההנהלה. העובדים יכולים לעיין במדריך המדיניות במקרה של עימות או חילוקי דעות.
מאפיינים
מדיניות מכילה הנחיות כלליות להתנהגות, אשר העובדים מתבקשים להודות בדרך כלל בכתב. הם גם מגדירים השלכות אם הכללים לא עוקבים, כגון צורות שונות של צעדים משמעתיים, כולל סיום. כמו מדיניות לא יכול לכסות את כל המצבים, הם צריכים לספק את הניהול עם גמישות לקבל החלטות על בסיס הנסיבות הפרט. ארגונים עשויים להיות שונים של מדיניות משאבי אנוש עבור קבוצות שונות של עובדים. להנהלה הבכירה יש סמכות לאשר מדיניות ליישום.
תפקיד HR
מחלקת משאבי אנוש מפתחת מדיניות ומעבירה אותם לכלל העובדים. הוא מספק את כל הטפסים והמסמכים הדרושים ליישום המדיניות. מחלקה זו אחראית גם לבדיקה, הוספה, מחיקה או שינוי של המדיניות על מנת להבטיח שהם יישארו מעודכנים בחקיקה או בצרכי החברה. צוות משאבי אנוש מסייע לפרש את המדיניות, ולוודא כי הם מיושמים באופן הוגן ושוויוני בכל הארגון. חברי הסגל מסייעים למנהלים בהחלת מדיניות על מצבים בעבודה כגון העסקת עובדים חדשים, ביצוע הערכות ביצועים או משמעת של פקידים.
אחריות עובדים
העובדים אחראים למעקב אחר נורמות ההתנהגות שנקבעו. מדיניות משאבי אנוש קובעת לעיתים קרובות סטנדרטים עבור שעות עבודה, נוכחות, התנהגות במקום העבודה ובריאות ובטיחות. מדיניות לכבוד, למניעת הטרדה ולאי-הבחנה מספקת הנחיות לפתרון סכסוכים במקום העבודה וטיפול בתלונות. זה מקדם סביבת עבודה חיובית, משפר את יחסי העבודה ומשפר את הפרודוקטיביות. מדיניות משאבי אנוש מסייעת לעובדים להבין טוב יותר את יתרונותיהם, משכורותיהם ותנאי העסקתם, ובכך מקטינים את שכיחות הטענות.
כלי ניהול
מדיניות משאבי אנוש משמשת משאב להתמודדות עם מצבים שונים המתרחשים במקום העבודה. הם מעודדים מנהלים להתייחס לעובדים בצורה הוגנת ועקבית. מדיניות על עובדים, סיום, הערכת ביצועים ופעולה משמעתית מספקים למנהלים את המסגרת לניהול הצוות. לדוגמה, מנהלים חייבים לעקוב אחר נהלי משמעת פרוגרסיבית כאשר מתמודדים עם ביצועים או בעיות התנהגותיות. עם זאת, מדיניות הם בדרך כלל כללי בטבע, המאפשר למנהלים להגיב כמו במצבים ספציפיים הביקוש.
