בין אם אתה ארגון ללא מטרות רווח חדש מחפש לשנות את העולם או קבוצה קטנה מנסה לגייס כספים עבור המדים בית הספר, קבלת ועיבוד תרומות במזומן יכול להיות מסובך. ובכן כוונות קרן raisers לא צריך לעשות הרבה כדי להיכנס מים חמים רציניים עם מס הכנסה, כך להשתמש עצות במדריך זה כדי לחסוך זמן ומאמץ על ידי הקמת שיטות פיננסיות מחמירות. גלה כיצד לעבד תרומות במזומן, לפתוח חשבון בודק ולהשתמש באינטרנט כדי להתמודד עם מתנות במזומן כך הקבוצה שלך יכול ללכת על העסק של לעזור לאחרים במקום להסביר שוב ושוב כיצד המאמצים של הקבוצה להיות underwritten.
פתח חשבון בנק בשם הארגון או הגורם שלך. זה בדרך כלל דורש תיעוד, כך להביא לאורך האמנה שלך, חוקי עזר, מאמרים של התאגדות וסוגים אחרים של ניירת, כי יכול לשמש כהוכחה של המשימה של הארגון שלך ואת העקרונות.
ציין שני חותמים עבור כל העסקאות במזומן עם חשבון הבנק שלך. זה "חתימה כפולה נדרש" עלויות לא יותר ליישם אבל זה עובר דרך ארוכה כדי להרגיע תורמים וחברים כאחד כי הארגון שלך הוא על מעלה ומעלה.
טיוטת תקן "טופס תרומה במזומן" ולדרוש כל נותן מתנה למלא אחד החוצה בכל פעם תרומה נעשית. טופס זה צריך לכלול את שם התורם, כתובת ומידע ליצירת קשר אחר, מקום לסכום המזומן, תאריך, וכן יש לפרט את כל התנאים שבהם התרומה --- כולה או חלקה --- מותרת מחיקת מס. הוסף שורה לחתימת האדם המקבל את התרומה.
זכאי כל מתנה במזומן כדי לוודא שזה מתאים למשימה של הארגון שלך. ודא שאין לו "מחרוזות" המצורפת וכי אין ניגודי אינטרסים או quid פרו quo משתמעת בתוך התרומה לפני הקבוצה שלך מקבל את זה.
מסכים לשיטה סטנדרטית לעיבוד תרומות של תרומות. השתמש מה שנקרא מערכת ספירת ידיים כפולה הדורשת לפחות שני חברי הקבוצה כדי לראות כל עסקה תיבת תרומה. שליטה פיזית של תיבות אלה חייב להיות פיקוח קפדני. שמור תיעוד מפורט של פעמים, תאריכים ואנשים ספירה, העברה, הפקדה או העברת כספים תרומות אחרת.
הגדר מגבלות דיווח על תרומות במזומן כדי ליצור בדיקות ואיזונים משפטיים. חלק מהקבוצות דורשות הסכמה לפני קבלת סכום קבוע (למשל, 1,000 $) כדי להפוך את תחומי העניין המיוחדים למעקב אחר הקבוצה.
שקול להשתמש בשירות צד שלישי כמו Pay Pal לעבד מתנות במזומן. האתר לא נדרש (למרות מועדונים רבים מוצאים את זה קל לקשר לשלם Pay דרך קישור לדף הבית) ותומכים יכולים לעשות מאובטח תרומות מהבנקים שלהם או כרטיסי אשראי. נתיב הנייר הוא מקיף וקל לשימוש. Pay Pal יכול גם להגדיר מנויים חודשיים אוטומטיים עבור נותני תכופים.
הגדרת Excel (או נתונים אחרים תוכנה) גיליונות אלקטרוניים כדי לעקוב אחר כל קבלות במזומן. לפרוץ את תרומות הקופה, המחאות, עסקאות בכרטיסי אשראי, הכנסות Pay Pal והכנסות הכנסה עזר כדי לשמור על שם הכסף של הקבוצה מגיע מאמצי השיווק בעתיד.
לעבוד עם בנקאי או רואה חשבון אם החברות שלך אינה כוללת חבר צוות נוח עם כספים. תמיד שלח מכתב תודה למתנהגים מתנה מיד לאחר התרומה שלהם במזומן התקבלה. המגע הנוסף הזה, שנשלח בזמן, מזכיר לתורם את תרומתם, מדבר בכרך על הכרת התודה של הקבוצה ומציב את הבמה לעתירות הקמפיין בעתיד.
