לדעת את הקהל שלך הוא המפתח כדי לכתוב מכתב כדי להציג את החברה או הארגון. הכוונה שלך היא עובדה חיונית נוספת בכתיבת תקשורת עסקית יעילה שמעבירה לקורא את מטרת הארגון ומבנהו. מטרתו של מכתב ההקדמה היא להודיע על הגעה של החברה שלך על מפת הקהילה לארגון צדקה המבקש תמיכה כספית ומינית מתורמים ומתנדבים.
לגייס את המנהלים הבכיר ביותר של החברה שלך, כמו גם מישהו מכיר מושגים שיווקיים או חבר צוות עם אחריות על שיווק הארגון כדי ליצור מכתב מבוא. מנהל החברה שלך או מייסד יכול לתת תובנה לגבי המטרה של החברה ולמה זה הוקם גורו השיווק שלך יכול לשפוך אור על איך לפנות אל בסיס הלקוחות של החברה.
הצבע על הפורמט הטוב ביותר למכתב ההקדמה שלך. אם לארגון שלך יש רשת מדיה חברתית חזקה, כמו גם בסיס לקוחות שמעדיף תקשורת מסורתית, טיוטה שתי גרסאות של מכתב ההקדמה שלך. יצירת הודעה אחת כי הולך ויראלי ועוד זה מתאים יותר להפיץ עותק קשה.
לבנות את הפסקה הראשונה שלך עם הקהל בראש. ערעור לפילנתרופים עם פתיחה כמו "כל שנה, קרן ABC מסייע אלפי נשים עקורים לשחזר את חייהם." עם זאת, בעלי עסקים עתידיים יעריכו את היוזמה היזמית מהקדמה המסבירה את התחלות הצנועה של הארגון, כגון "XYZ Corporation החלה במוסך של סטיב וילסון כתחביב שני עשורים לפני שהממוצע האמריקאי יכול להרשות לעצמו מחשב ביתי". השתמש בשאר הפיסקה הראשונה שלך כדי לתאר את המקור או הבסיס של הארגון שלך.
טיוטת הפסקה השנייה של מכתב ההקדמה שלך כדי להסביר מה החברה שלך או הארגון עושה - אם אתה הרכבת underemployed או מובטלים עובדים, לתאר את סוגי הכשרה עבודה שתספק. כמו כן, אם אתה מוכר מוצרים לשווקים הגלובליים, לתאר את העמים רבים החברה שלך משפיעה על ידי הפצת מרכולתם ללקוחות ברחבי העולם.
צור תמונה של מבנה הארגון שלך בפסקה השלישית. הימנע פשוט מתייחס תרשים ארגוני - מכתב ההקדמה שלך לא צריך קבצים מצורפים. תאר את צוות המנהיגות המבצעת וכיצד כל חבר בצוות משתתף בפיתוח אסטרטגיית החברה. ספר לקוראים שלך על הפונקציות המחלקתיות של החברה שלך ועל האינטראקציה בין מחלקות. להכיר את ההון האנושי שלך; להסביר כיצד העובדים שלך ואת הכישורים המומחיות וכיצד הם תורמים להצלחת הארגון. "לעובדי XYZ Corporation יש שילוב של 75 שנות התמחות ברשתות מחשבים ופיתוח תוכנה" הוא דוגמה להכרה במומחיות המקצועית של העובדים.
לעטוף את המכתב שלך בפסקה הרביעית באמצעות מחדש את מטרת ההקדמה שלך. אם אתה חדש בקהילה העסקית, הזמן לקוחות ואפילו עסקים אחרים לעצור בחנות שלך או לבקר באתר שלך. לקבלת מכתב מבוא המבקשת תרומה, לחזור על המטרה של הארגון שלך, הצלחות העבר שלה ולבקש תרומות. לערב את הקוראים שלך לברר פרטים נוספים על החברה שלך ואת הארגון.
הכן קו חתימה עבור מנהל בכיר ביותר של החברה שלך או מנהיג הארגון. בתנאי שזה אפשרי, להכין עותקים של המכתב חתימות בודדים ומקורי - הם מוסיפים מגע חם, אישי לתקשורת עסקית.
