תיעוד עובד חשוב מכמה סיבות. התיעוד מצדיק פעולות תעסוקה, החל בגיוס ובחירה להתפטרות, פרישה או סיום. הדרכה ופיתוח, פיצויים והטבות הם גם חלקים של תיעוד העובדים. שמירה על תיעוד מדויק ומלא תומך מטרות משאבי אנוש, כגון תכנון הירושה וקידום מבפנים. תיעוד העובדים, כאשר הוא ערוך בקפידה, בסודיות ועל פי מדיניות החברה, הוא עמוד השדרה של מחלקת משאבי אנוש.
גיוס ומיון
גם אם תהליך הגיוס והבחירה שלך מתחיל עם הגשת הבקשה המקוונת באמצעות מערכת מעקב המבקש, תיעוד הוא עדיין מרכיב חשוב של תהליך ההעסקה. לכל הפחות, תהליך הגיוס כולל בדיקות טלפון ראשוניות, ראיונות פנים אל פנים והערכות מראיינים. תיעוד חיוני לתהליך זה - רישום הערות במהלך ראיונות אישיים הוא כמעט דרישה כדי לעזור לקבל החלטה שכירה חכם. בנוסף, אם אתה רוצה לעבור את הכישורים של המועמד למנהל שכירה אחר, זה עוזר לחלוק את הערות הראיון שלך. הערות הראיון כוללות את הערכותיך ודעותיך האישיות. לכן, אלא אם כן הערות של תהליך הגיוס והראיון מכילות ציוני מבחנים או להציג עובדות מסוימות על קבוצת המומחיות של המועמד, סוג זה של תיעוד אינו הופך בדרך כלל לחלק מקובץ כוח האדם. חשוב לציין, תיעוד עובד גם מאמת את הזכאות לתעסוקה.
הכשרת עובדים ופיתוח
תיעוד ביצועי העובד חשוב לשמירה על שביעות רצון העבודה, הפרודוקטיביות והמעורבות. מערכת ניהול הביצועים שלך כוללת מספר רכיבים, כגון תיאורי משימות, משוב בלתי פורמלי, הדרכה, פעולה משמעתית והערכות ביצועים שנתיות. כל הרכיבים האלה דורשים תיעוד עבור מערכת ניהול הביצועים שלך כדי להישאר על המסלול. היעדר תיעוד קרוב לחוסר תקשורת בתחום זה. העובדים תלויים במשוב כדי לעודד מוטיבציה ולהגדיל את המורל של העובדים. ללא תיעוד, העובדים חסרים את הכלים הדרושים כדי לענות על הציפיות של המעסיק.
פיצויים והטבות
תיעוד העובדים הוא מרכיב חיוני במבנה הפיצויים וההטבות שלך. ללא סוג זה של תיעוד, לא ניתן לעקוב אחר שכר העובדים, הגדלת הכשרונות, בונוסים בסוף השנה וניכויים חובה ורצון. תיעוד גם שומר על מצב הטבות עובד, כגון אפשרויות טיפול רפואי, טיפול תלוי וחשבונות גמישים ההוצאות. מחלקת השכר רושמת חלק גדול מתיעוד העובדים בתחום זה; עם זאת, קצין הפרטיות שלך יש גישה בלעדית לכל תיעוד רפואי הקשורים לשמר את אופי סודי של מידע העובד.
סוף תעסוקה
כאשר קביעות של עובד עם החברה מגיע לסיומו, תיעוד חשוב ביותר. ללא קשר לסיבה, עליך להכין קובץ הניירת כי מסמכים זה תעסוקה פעולה. אם אתה מסיים עובד, תיעוד יצדיק את החלטתך. פריקת עובדים הקשורה לביצועים ירודים, הפרות מדיניות או התנהגות לא נאותה מחייבת מסמכים התומכים בפיטורים בלתי רצונית. אם העובד יחליט להגיש תלונה בגין פריקה לא נאותה, תיעוד יכול להגן על נכסי החברה שלך אם התלונה עולה להסכמה. אם העובד פורש או מתפטר, יש צורך בתיעוד לצורך המשך הטבות בריאות והכנסה.
