תחום החשבונאות מסתמך על ארגון וניתוח מדויק של מספרים ונתונים כספיים. זה עושה את זה מקום אידיאלי עבור כלים ממוחשבים כדי להפוך את חייהם של רואי חשבון קל יותר ולאפשר לעסקים להפיק דוחות פיננסיים מדויקים יותר. אבל כדי לקבל השפעה חיובית, מערכות ממוחשבות חשבונאות דורשים תכנון זהיר ומודעות לפני יישום אותם.
פרודוקטיביות מוגברת
רואי חשבון שיש להם גישה למערכות הנהלת חשבונות ממוחשבות יכולים לעבוד מהר יותר וליהנות מפריון מוגבר. התוכנה מאפשרת לרואי החשבון לבצע שינויים מהר יותר מאשר התאמת ספר החשבונות המודפס או התרשים. פחות זמן בילה עיבוד נתונים נותן רואי חשבון יותר זמן לנתח את הנתונים ולקבל את השימוש הרב ביותר מתוך זה. הצגת נתונים כספיים על מסכי מחשב היא גם יעילה יותר וידידותית לסביבה מאשר דוחות נייר הדפסה למשימות קטנות אפילו. כלים לארגון נתונים מקלים על איתור מידע ספציפי בכל עת.
הגברת הדיוק
מערכת ממוחשבת ממוחשבת מפחיתה את הסיכון לטעות אנוש. מחשבים מעבדים מספרים ומבצעים חישובים עם דיוק של 100 אחוז, דבר שמונע את האפשרות של שגיאה מתמטית המביאה לתוצאות לא מדויקות. תוכנת הנהלת חשבונות גם עושה גיבויים קבועים של נתונים מרכזיים לאחזור במקרה של כשל במערכת או הפרה אבטחה. אמנם יש עדיין מקום שגיאה במקרה של הזנת נתונים, תוכנת הנהלת חשבונות יכול לזהות חוסר עקביות ואף לסייע לתקן שגיאות פשוטות.
עלויות
עדכון מחלקת חשבונאות מסורתית להשתמש במערכת ממוחשבת יכול לייצג עלות משמעותית, במיוחד עבור עסק גדול. מלבד ארגון מחדש של כוח אדם וקניית תוכנת הנהלת חשבונות, על העסק להשקיע גם במחשבים חדשים, עדכוני תוכנה שוטפים, הדרכה ומדיניות גיוס חדשה כדי להעסיק רואי חשבון שמכירים את המערכת או יכולים ללמוד להשתמש בה במהירות.
צורך אנושי
למרות המורכבות המתקדמת שלהם, מערכות ממוחשבות ממוחשבות אינן יכולות להחליף לחלוטין רואי חשבון. תחום החשבונאות מחייב החלטות שיפוטיות וחשיבה מאולתרת, שאפילו התוכנה המתוחכמת ביותר אינה יכולה לעשות. רואי החשבון גם צריכים להבין את הנוף המשתנה של תקנות משפטיות ומדיניות החברה, שחלקם מוצאים את דרכם לגרסאות חדשות של מערכות חשבונאיות ממוחשבות ואחרים השולטים כיצד רואי חשבון משתמשים בכלים הממוחשבים שלהם.
