יצירת תקציבים לארגונים היא תהליך ארוך הדורש קלט של מחלקות מרובות או מקורות ביקורת. איזון הצרכים של הארגון או סוכנות ממשלתית עם קרנות מוגבלות לעתים קרובות מחייב קבלת החלטות המשרד וסקירה של שירותים, מחלקות או תוכניות. תקציב אד הוק הוא תקציב תכנון זמני שנוצר עבור ועדות תקציב או קבוצות. תקציב זה הוא לעתים קרובות ראשוני והוא משמש בדרך כלל כנקודת פתיחה לדיונים והתאמות.
יצירה
תקציבים אד הוק ניתן לגבש תקציבים תקופתיים, הצעות תקציב שהוגשו או ניתוח פיננסי מקצועי. תהליך היצירה מזהה מקורות הכנסה וצרכים תקציביים נדרשים על בסיס רישומי הוצאות חוזיים או מבוססים. לעתים קרובות, תקציבים אלה מודגשים במידה רבה לגבי האופן שבו נגזרו נתונים ומקום השימוש באומדנים. תקציבי אד-הוק עשויים להיעשות על בסיס שגרתי כחלק מתהליך תקצוב שנתי, או להתבקש בהתאם לצורך תכנון הפרויקט.
נדרש
לתהליכי התקצוב בהובלת הקבוצה יש תקציב יסוד כנקודת התחלה. ניתן להשתמש בתקציב אד-הוק כדי לסייע לחברי ועדת התקציב הבודדים להתכונן לפגישות ולדון בנושאים עם מחלקותיהם. התקציבים חייבים להיות זמינים כדי להגדיר את תזרימי האינפלציה הנדרשים, היוצאים והקטגוריות שצריכים להיות קיימים בתקציב הסופי. לאוניברסיטאות, לארגונים ללא כוונת רווח ולסוכנויות ממשלתיות יש בדרך כלל כללים שעליהם להתאים את כל התקציבים, כולל תקציבים אד-הוק.
אלמנטים
תקציבי אד הוק מתווים עלויות קבועות, עלויות הון ועלויות משתנות. רכיבי עלות אלה מחולקים לקטגוריות. ההכנסות וכל מקורות ההכנסות מוצגים גם לפי קטגוריות. ההכנסה היא תחזית של הכנסות נכנסות המחושבת מההכנסות הקודמות. שיטת החישוב וההנחות נכללות לעיתים קרובות בתקציב אד-הוק כדי לסייע לחברי הוועדה להבין את נקודות החוזק והחולשה של התקציב.
תקופת זמן
תקציב אד הוק יכול להיות מנוסח לכל תקופת זמן, אבל זה בדרך כלל מוכתב על ידי הפונקציה שהוא משרת. שורות זמן תקציב נפוצות כוללות שנת כספים עבור ארגון וקו זמן מבוסס פרויקטים לפרויקטים מיוחדים.
תיעוד
תקציב אד הוק צריך לתעד תיעוד נוסחאות לא תקינות וכל הנחות המשמשות לחישוב הסיכומים הכספיים המוצגים. התיעוד חיוני במהלך ביקורות התקציב כדי לעזור לענות על שאלות ולהתעמק בקטגוריות ספציפיות לבדיקה נוספת.
