מערכת החיוב שלך יכול להיות ראשוני כמו עט ו פנקס או כמו מתוחכם כמו מחשב ותוכנה שנועדו לנהל את כל דבר, החל חישוב חיובים כדי לשלוח את ההצהרות. לעומת זאת, מושגי החיוב הבסיסיים לא השתנו מאז ימי המקרא. יש עדיין ספק שירות, משתמש שירות ואת האגרה כי מחייבת את הקשר.
החיוב מתחיל עם אנשים
הצוות שלך בונה פרופיל של כל לקוח כצעד הראשון בעיצוב מערכת מערכת החיוב לארגון שלך. צוות הנתונים אוספת שמות, כתובות לחיוב ותנאים שבהם דמיך נאספים. אם צד שלישי כמו חברת ביטוח מעורב, מידע זה הוא גם מאובטח. הלקוחות עשויים לבקש ממך לחייב אותם ישירות או לבצע חיובים בכרטיס אשראי.
קלט נתונים ואימות
המידע הניתן על ידי הלקוחות הוא קלט לתוכנה או נרשם באופן ידני בספר החשבונות. אימות של ציונים אשראי כיסוי חברת ביטוח יכול להתבצע באמצעות הטלפון או גישה לאתר. הצוות שלך עשוי לגשת למידע רגיש כמו ציונים האשראי לבנות פרופיל מלא עבור מערכת החיוב שלך כמו לקוחות מסוימים עשויים לרצות לשלם את החוב שלהם בתשלומים.
קידוד חשבונות
בין אם העסק שלך מחייבת שירות אחד (התייעצות) או מספר עצום של שירותים (ייעוץ, דמי מעבדה, חומרים וכדומה), הגדרת מערכת קידוד כדי לסווג כל שירות ומוצר חיוני למעקב אחר כסף. לדוגמה, החולה שיניים עשוי להיות מחויב עבור ניקוי, אבל את דמי מחויב אם רופא השיניים עושה את ההליך במקום את השיננית אינו זהה, אז שני קודים משמשים למטרות החיוב. קוד אחד עשוי להצביע על כתר זהב, בעוד אחרת מייצגת את כובע הפורצלן פחות יקר. קודים לעשות חובה כפולה, ומאפשר לך לעקוב אחר עלויות קטגוריות, כך שאתה תמיד יודע איך זמן ומשאבים הם בילו.
הצעות חוק הונפקו
יש לך כמה דרכים להגדיר את מערכת החיובים היכרויות. כמה בעלי עסקים הצעת חוק כל לקוח באותו יום בכל חודש. אם אתה לא משתמש במחשב כדי להתמודד עם עבודה זו, החליפה הבאה הגיוני. לחלופין, מערכת החיוב האלקטרוני שלך עשויה לאפשר לך למיין לקוחות לפי "תאריך שירות". שירות של 10 ביולי, לדוגמה, ייצור באופן אוטומטי הודעה ב -10 באוגוסט באמצעות מחזורי חיוב סטנדרטיים של 30 יום. תזרים המזומנים שלך עשוי להיות טוב יותר על ידי שליחת הצהרות בתוך ימים של שירות זה מבוצע. אתה יכול להשתמש הן דואר חילזון חיוב אלקטרוניים ללקוחות ללקוחות.
חשבוניות נעקבו
דגל חשבונות פעם אחת עקב תאריכי הגיע והלך הוא חלק חשוב של כל מערכת החיוב של החברה. תזכורות תשלום המתואמות עם הקובץ המצורף של עמלות בגין "מועד פירעון" הן יתרון נוסף לשמירה על מערכת חיוב מבוססת מחשב. לחילופין, חברי סגל החשבונאות שלך עשויים להשתמש "קובץ חם" מערכת שמציעות רשימה מתגלגל של תאריכי יעד כי הטלפון שיחות מיידיות להזכיר ללקוחות לשלם חשבוניות פעם תאריך היעד חלף.
אוסף שירותים, ביקורות מתווכים
ייתכן שתעדיף לטפל בשירותי האוסף שלך במקום להשתמש בסוכנות חיצונית כדי לפקח על בעיות אי תשלום. תקופתיים, שיטות ביקורת עצמית לתפוס סוגים רבים של אי סדרים במערכת החיוב. אתה יכול גם שותפים עם מסלקה להגדיר לטפל בכל היבט של מערכת החיוב שלך, מן המחאות אשראי הלקוח להנפקת החשבונות. שירותים אלה אינם זולים, אבל אם אתה מעדיף לחוות את החיוב, הסחר- off עשוי להיות שווה את ההוצאות.
