ניתוח הפער מזהה את ההבדלים בין רמות הביצועים הרצויות לבין רמות הביצועים הקיימות. הארגון מפתח תוכניות ופעילויות לסגירת פערים אלה. בהקשר של ניתוח פערים, הסיכון הוא האפשרות שמשהו ישפיע על הצלחת התוכניות והפעילויות. ארגונים צריכים לזהות ולהעריך את ההשפעה של גורמי הסיכון הללו.
סוגי סיכונים
ניתן לסווג את הסיכונים כסביבה, כלכלית או מבצעית. סיכונים סביבתיים כוללים דברים כמו תחרות, רגולציה ואלמנטים אקולוגיים. סיכון פיננסי כולל ריביות, שערי חליפין וזמינות אשראי. גורמים תפעוליים הם פנימיים לארגון, כגון קו מוצרים, תקציב, מתקני ייצור, תהליכים ומשאבי אנוש. ניתוח SWOT (נקודות חוזק, חולשות, הזדמנויות ואיומים) מסייע בזיהוי סיכונים אלה.
ניתוח סיכונים
סיכונים הם גורמים המשפיעים על יכולתו של ארגון או צוות הפרויקט להשיג את רמות הביצועים הרצויות. קריטריונים לסיכונים מגדירים רמות מקובלות של סיכון. לדוגמה, סובלנות לסיכון סביבתי עשויה להיות נמוכה, בעוד שההנהלה עלולה לסבול סיכונים פיננסיים כדי למקסם את ההחזר על ההשקעה. כל פעילות או פרויקט, שנועדו לסגור פער ביצועים, מוערכת על בסיס קריטריוני סיכון אלו. מעקב שוטף נחוץ כדי לאמת את קריטריוני הסיכון.
ניהול סיכונים
ניהול סיכונים מספק מסגרת לקבלת החלטות. זה מקטין את חוסר הוודאות של השגת היעדים האסטרטגיים, תוך הגדלת ההסתברות להצלחה. ההנהלה יכולה לנקוט בצעדים לחיסול, לקבל או להקטין את הסיכון. פעילות פער עלולה לשאת הסתברות נמוכה להצלחה בשל היעדר כישורים בתוך הארגון. הארגון יכול להפחית את הסיכון על ידי פיתוח הכישורים. לחלופין, הארגון יכול להימנע מסיכון על ידי ביטול הפעילות או הפרויקט. אפשרות שלישית היא לקבל את הסיכון ולהמשיך בפעילות באמצעות המיומנויות הקיימות.
סגירת הפערים
ניהול סיכונים מסייע לארגון לפתח תוכנית פעולה מקיפה וניתנת לניהול לסגירת פערי הביצוע. כימות הסיכון מאפשרת להנהלה לכוון השקעות לעבר המשאבים הדרושים להגדלת ההסתברות להצלחה, ובכך לסגירת הפערים ברמות הביצוע. ברמת הפרויקט, למשל, הצוות עשוי לזהות חסרון בתקציב הדרוש כדי למלא את תוצרי הפרויקט. הצוות יכול לשנות את התוצרים כדי לעמוד בתקציב הקיים או לבקש כסף נוסף כדי למלא את תוצרי היעד.
שיקולים
הסיכון הוא חלק בלתי נפרד מכל תהליך קבלת החלטות. ניתוח הפער הוא כלי לזיהוי הפעולות הנדרשות כדי להשיג את התוצאות הרצויות. כאשר הארגון מתמודד עם תוכניות פעולה מרובות והצעות לפרויקטים, ההנהלה דורשת שיטה להערכת אפשרויות אלו. לדוגמה, חברה עשויה לדרוש תוכניות כדי להשיג החזר מסוים על ההשקעה או לעמוד בסטנדרטים אקולוגיים מסוימים. קבוצה קבועה ועקבית של גורמי סיכון חשובה כדי להבטיח שתכניות נבחנות באופן שוויוני. גורמי הסיכון הללו צריכים להיות מועברים בבירור ברחבי הארגון. אחרת, עובדים וצוותי הפרויקט עשויים להרגיש שהם מטופלים בצורה לא הוגנת.
