מטרת חוברת הכנס היא למשוך נציגים לאירוע ולהודיע להם על לוח הזמנים של הוועידה. החוברת צריכה לכלול מידע על המקום, הדוברים, הסדרי הנסיעה ועובדות מפתח אחרות. העותק צריך להיות ברור, אינפורמטיבי ומשכנע, מעודד את הקוראים לשמור את הכתמים שלהם כדי שיוכלו להפיק תועלת אישית או מקצועית. מבוא מאת דובר או בכיר הבכיר מספק סקירה שימושית של האירוע, כמו גם קבלת פנים עבור צירים פוטנציאליים.
קהל יעד
מארגני הכנס מכוונים את האירועים שלהם בקבוצות ספציפיות, כדי לברר פרטים נוספים על קהל היעד כדי להבטיח את החוברת מציעה יתרונות רלוונטיים. הקהל יכול להיות מגוון כמו מורים, מנהלים בכירים של תעשיית הרכב או אנשי ציבור המעוניינים מוזיקת קאנטרי. כדי למצוא מידע על הקהל, שאל את המארגנים עבור פרופילי הקהל של אירועים קודמים. המארגנים בוחנים את קהל היעד שלהם, מבקשים מידע דמוגרפי או עסקי, ומפרסמים פרופילים כדי להדגים את איכות האירועים שלהם לנציגים, למציגים ולספונסרים.
הטבות לנציגים
החוברת חייבת לספק לצירים יתרונות חזקים עבור השתתפות. צירים עסקיים חייבים להיות מסוגלים להצדיק את זמן העבודה, ומבקרים פרטיים רוצים לדעת שהם יקבלו ערך עבור ההוצאות שלהם כסף. זהה את היתרונות עבור קהל היעד. הכנס עשוי לספק הזדמנות ייחודית לשמוע רמקולים מפורסמים בעולם, לראות הדגמות של המוצרים העדכניים ביותר או לשפר את הכישורים על ידי השתתפות באימונים באיכות גבוהה. היתרונות עשויים להיות מוחשי פחות, כגון הזדמנות לרשת עם אנשים אחרים בתעשייה אולי עם עין כדי הנחיתה עבודה או ביצוע מכירה.
מידע לוגיסטי
מידע מקיף על הלוגיסטיקה בכנס חיוני. על פי מכון הכנסים האמריקאי, השאלות הנשאלות לעתים קרובות על ידי נציגי הכנס מכסים נושאים כגון רישום ותשלום, נסיעות והסדרי קייטרינג, לינה וביטולים. כדי להקל על הקוראים להירשם לאירוע, כלול פרטי רישום מלאים. לקבוע את עלויות השתתפות, כולל כל הנחות לרישום מוקדם. ספק פרטים ליצירת קשר עבור קוראים שעשויים להזדקק למידע נוסף, ויאפשר לצירים לדעת מתי יקבלו חבילות קבלת פנים.
תוכנית הכנס
הגדר את תוכנית הכנס עם לוחות זמנים ופרטים של כל מפגש כדי לסייע לנציגים לתכנן את זמנם בכנס. תן לצירים לדעת יותר על הפורמט של הכנס, אשר יכול לכלול מצגות, שולחנות עגולים, סדנאות ותערוכות. ביוגרפיות של המציגים עוזרות לנציגים לבחור את הפגישות שבהן הם רוצים להשתתף ולהראות את הסטטוס או את האיכות של האירוע.
לתחזק את התקשורת
חוברת הכנס היא רק אלמנט אחד של תוכנית שיווק לפני הכנס. לדברי Inc, פרסום מידע וחדשות אירועים על מדיה חברתית מסייע לשמור על עניין כמו האירוע מתקרב. הכרזות על רמקולים נוספים או אירועים מיוחדים, למשל, יכולים ליצור זמזום סביב האירוע ולהפחית את הסיכון של הנציגים נשירה.
