ארגונים ללא כוונת רווח וארגונים חינוכיים זקוקים לתמיכה פילנתרופית כדי לקיים פעולות. מסיבת התרמה היא אחת הדרכים הטובות ביותר לגייס כספים עבור תוכניות אמנות, בתי ספר, בתי חולים, קבוצות תמיכה ועוד. אירועים אלה יכולים להיראות מסובכים לתכנן ולארגן. התחל עם רשימה טובה, ליצור לוח שנה ולבקש מתנדבים לעזור. התחל חודשים מראש של תאריך משתה, ואת הספר המיקום שלך, קייטרינג, כישרון ובידור מוקדם.
תזמן את האירוע ורכש ספר תכנון או מחשב נייד (http://society6.com/notebooks?utm_source=SFGHG&utm_medium=referral&utm_campaign=2389) בהחלט עבור האירוע. שמור על תיקייה עבור רשומות, אנשי קשר, כרטיסי ביקור, קבלות, רשימות מתנדבים, הזמנות, תפריטים וכל הפרטים שיופיעו לפני, במהלך ואחרי האירוע. קבל עוזר בהקדם האפשרי, כגון מתאם מתנדבים, ולהתחיל האצלת משימות.
תקציב האירוע. ברגע שאתה יודע את המספר המרבי של מקום מפגש, עלות הדמות להקצות לאדם לארוחות, משקאות, שקיות מתנה ופריטים אחרים ברשימה. איור עלויות עבור כל ערך ברשימה, כגון ציוד, עלויות צוות, השכרות, דמי שירות, מענקים וכן הלאה. מחירי הכרטיסים והכספים שיגויסו יכסו את העלויות הללו, אך ההוצאה הראשונית תכלול מספר פיקדונות ועלויות מראש.
אתר ולאבטח מתקן להחזיק את המשתה. זה יכול להיות מלון גדול, מסעדה גדולה שמקבלת בברכה מסיבות פרטיות, מיטה וארוחת בוקר או אחוזה היסטורית. אתה צריך לדעת את הקיבולת המקסימלית כך שאתה לא overextend הזמנות לאורחים, או למכור יותר כרטיסים מאשר החדר יאפשר. רוב המוסדות איכות יהיה צוות כדי לסייע בתכנון, כמו גם קייטרינג ושירותים אחרים בתוך הבית.
ספר את אמן הטקסים (MC). בדוק עם סוכנויות כישרון המקומי. אם אתה רוצה להזמין פעולה "שם" או סלבריטי, תצטרך להתחיל הרבה מראש את התאריך הצפוי כמו כמה לוחות זמנים עמוסים מאוד. צור קשר עם סוכנים ומנהלים לבידור הספר כל הכישרון.
הזמנת הזמנות, כרטיסים, תוכניות וכל חומר מודפס אחר, כגון חוברות של הארגון לגייס כספים. אם אתה הולך להחזיק במכירה פומבית, להתחיל לקבל פריטים שנתרמו. צוות של מתנדבים יכול להתמודד עם אחריות זו. מכירות פומביות שותקות לא יזדקקו למכרז, אבל מכירה פומבית תהיה. להחליט אם MC שלך יעשה את זה, או אם אתה צריך מומחה נפרד. הזמנות בדואר לרשימת התורמים של הארגון. הקפד לציין שהאירוע הוא רשמי למחצה. ציין משהו מסוים האורחים יצטרכו לדעת מעבר לתאריך, שעה, מקום ואורחים מיוחדים או בידור. הקפד לקדם את המכירה הפומבית שלך.
פרסם את האירוע באמצעות ידיעונים, פרסום מקוון, עיתונים מקומיים ותחנות רדיו הנושאים מודעות לשירות הציבור (Public Service Announcements) עבור מלכ"רים. תחנות טלוויזיה מקומיות יכול גם להיות לוח שנה של אירועים, ותוכניות חדשות מקומיות יכול לעשות ראיון קצר או תקע עבור האירוע, אז יש את כל הפרטים מוכנים.
לדבר עם השף של המקום, או שורה מחוץ קייטרינג בחוץ. להחליט אם יש מזנון או שירות מלא, ארוחות מצופה. תגיד לו את התקציב שלך ואת הראש צפוי. זה יכול להסתיים ככל שאתה מקבל קרוב יותר, אבל זה תמיד טוב יותר להתכונן יותר אנשים ממה שאתה מצפה מאשר לקצר את הצרכים בפועל.
לשמור על קשר שוטף עם מתנדבים, עמיתים לעבודה וכל הצוות עובד האירוע. להקצות עוזר מיוחד לכל קבוצה מפורסמת או בידור כדי לעזור עם משהו במהלך האירוע. להיפגש עם כל המתנדבים מראש כדי להבטיח שהם יודעים איך להתלבש, מה לעשות, איפה להיות, וכו '
להגיע למקום האירוע הרבה יותר מוקדם ביום לקשט ולהגדיר את החלל. אם אתה הולך להכין את עצמך, לחזור עם הרבה זמן לפגוש אורחים מיוחדים, סלבס ובידור לכוון אותם למקום שבו הם יושבים, לעבוד או לחכות מאחורי הקלעים. אם יש לך להקה חיה, הם יופיעו מוקדם כדי להגדיר ולעשות בדיקות קול. לפקח על הפרטים הסופי לבוא יחד, וליהנות האירוע. לאחר מכן, ודא שהכל נקי, וכל צוות העובדים או צוות המפתח משולמים. לאסוף מעטפות תרומה ולתת לאדם המתאים המייצג את הארגון.
