עבור בעלי עסקים חדשים, ניהול קבצים במחשב היא משימה שלעתים קרובות נדחה או אפילו התעלם. עם זאת, רוב העסקים לעבוד עם, לשמור, לאחסן ולאחסן נתונים רבים בצורה של קבצי מחשב. אם זה המקרה של העסק שלך, תצטרך מבנה קובץ מעשי, גישה למתן שמות קבצים שקל להבין ועוד. יצירה חזקה, אחסון, ארגון ותהליך גיבוי יסייעו לך להרחיב את העסק שלך ככל שהוא יגדל.
טיפים
-
ניהול קבצי מחשב הוא יצירה, אחסון, ארגון ותהליך גיבוי חזקים עבור פרטי העסק שלך שיסייעו לך להגדיל את היקף העסק שלך ככל שהוא יגדל.
למה ניהול קבצים הוא קריטי לעסק שלך
אם אתה משיק עסק חדש, זה מפתה להתעלם ניהול קבצים. סביר להניח שאתה לא צריך את זה הרבה קבצי מחשב כדי להתחיל עם, ויש ללא ספק הרבה נושאים דחופים אחרים הדורשים את תשומת הלב שלך.
עם זאת, לוקח את הזמן להקים מערכת ניהול קבצים חכם מההתחלה משלם דיבידנדים במשך שנים רבות. מערכת ניתנת להרחבה, מאורגנת עבור קבצים יגדל עם החברה שלך, שמירה על הקבצים שלך מאובטח היטב הורה גם כאשר מספר קבצים אלה גדל באופן אקספוננציאלי.
לחלופין, דחיית ניהול הקבצים יוצרת מערכת מבולגנת, שאינה ניתנת לביצוע, שעולה זמן ויעילות. אימוץ מערכת נכונה בשלב זה יהיה יקר מאוד ובדרך כלל כרוך יועצים יקרים וציוד נוסף.
מערכת ניהול קבצים כי הוא הבין בקלות, פשוט לעבוד עם ופשוט להרחיב הוא נכס עסקי בעל ערך.
יצירת מבנה קובץ
איך העסק שלך בוחר לארגן קובצי מחשב ישפיע על פונקציות יומיומיות, ניהול פרויקטים וקשרי לקוחות במשך שנים רבות. אם אתה לא יכול לאתר ולאחזר את המסמך הנכון במהירות, העסק שלך עלול בסופו של דבר לאבד לקוחות או את המוניטין שלה.
הדרך הטובה ביותר לארגן קבצים ישתנו מעסק לעסק. חשוב תחילה על האופן שבו העסק שלך ייצור ועבוד עם מסמכים לפני בחירת גישה ארגונית או היררכית.
מבנה הקובץ הפנימי יכול להיות רחב ורדוד או צר ועמוק. הגישה הראשונה יוצרת מספר תיקיות ברמה העליונה ותת-תיקיות פחות. זה יכול לגרום מסמכים רבים מאוחסנים במספר תיקיות. הגישה השנייה מקננת מספר תיקיות בתוך תיקיות האב. מבנים היברידיים ניתן גם ליצור איזון בין שני סוגים של היררכיות. העדפה אישית וצורך עסקי צריכים להכתיב את הגישה הספציפית.
עם עליית שירותי ניהול קבצים המסייעים לאתר קבצים בקלות רבה יותר על ידי חיפוש, כמה אנשים ועסקים נטשו תיקיות קבצים לגמרי לזרוק את כל המסמכים שלהם לתוך תיקיית הורים אחת. זה אינו רצוי. כל עסק יהיה ליצור מסמכים נוספים בשנה מאשר יכול להיות מנוהל בקלות על ידי מבנה כזה שטוח. חשוב ליצור סוג של מבנה ארגוני ארגוני המסייע לקטלג את הקבצים שלך, אשר בתורו הופך אותם יותר קל לאתר.
כל מערכת שתבחר ליישם צריכה להיות קלה לשימוש, מאובטחת ואמינה. תחשוב על מי יהיה ליצור ולעבוד עם קבצים אלה, ולאחר מכן לשקול כיצד ניתן להתאים את צורכי העבודה שלהם טוב יותר עם מבנה הקובץ.
היבט מרכזי נוסף של קלות השימוש הוא נגישות. אם עובדי המסמכים העיקריים שלך צריכים לגשת למסמכים בניידים, חשוב לחשוב על אופן הרישום של מסמכים אלה, גישה אליהם ועבודתם עם מכשירים אלה בעת יצירת מדיניות ניהול קבצים. יתר על כן, תרצה לאמץ גישה לניהול קבצים שמחזיקה קבצים מסונכרנים בכל המכשירים.
לבסוף, כולל תוכניות גיבוי קבצים במערכת ניהול הקבצים שלך. באופן אידיאלי, עליך ליצור עותקי גיבוי מרובים של הקבצים שלך. גיבויים אלה צריכים להיות מאוחסנים במחשבים שונים, שלפחות אחד מהם אינו ממוקם במקום העבודה שלך. הקפד לציין מי עושה גיבויים, באיזו תדירות ובאיזו טכנולוגיה במחשב שלך מערכת ניהול קבצים.
מציאת קבצי המחשב שאתה צריך
שמות המוסכמות ומבנה הקבצים צריכים לסייע באיתור ואחזור המסמך הנכון במהירות כאשר הוא נחוץ. שמות קבצים המכילים סדרה אקראית של אלפאנומריקנים, או אפילו מוסכמות כגון "תאריך + לקוח NAME" יכול להיות מבלבל ולהפריע אחזור.
שמות קבצים צריך להיות הגיוני לכל המשתמשים בקלות לזהות את סוג, מטרת התוכן הבסיסי של כל קובץ.
בנוסף לאמנה עקבית למתן שמות קבצים, שקול להוסיף מערכת ניהול קבצים. זהו סוג של יישום מחשב המסייע לאחסן ולארגן קבצים. הוא עשוי להציע תכונות המאפשרות מעקב אחר הבעלים והמשתמשים הבאים, תאריך היצירה ושינויים אחרונים ונתונים אחרים שעשויים לעזור לך לעבוד עם הקבצים שלך ולתחזק אותם.
שירותי ניהול קבצים כגון Dropbox ו- Google Drive יכולים לעזור לך על ידי מתן פריסה וידידותיות יותר לחיפוש. במקום לזכור מבנה קבצים מסובך או מוסכמות מתן שמות אתה יכול פשוט לחפש את מה שאתה צריך.
לשים את מדיניות החברה שלך בכתב
לאחר שתקבע את המוסכמות ואת שמות הנתינה, צור מסמך טיוטה עבור העסק שלך, המפרט את כל המפרטים לעבודה עם קובצי מחשב שבחרת. גם אם אתה העובד היחיד שלך, זה לא תמיד יכול להיות כך. מסמך רשמי המפרט את מדיניות ניהול הקבצים במחשב יעזור אם תרחיב ותעסיק עובדים בעתיד. זה גם יעזור לעסק שלך לשמור על גישה עקבית לניהול קבצים ולהבטיח את האבטחה של קבצים יקרי ערך שלך.
