כיצד לתעד פקדים פנימיים & תהליכים

תיעוד הבקרות הפנימיות והתהליכים יכול להיות מאתגר. תהליכים מורכבים מוצגים בסגנון קל להבנה וזו אינה משימה פשוטה. אתה חייב להיות מיומנויות תקשורת מעולה, הן בעל פה והן בכתב טופס לעשות עבודה טובה. צעדים ליצירת תיעוד טוב כרוך בראיון עובדים, תצפית, הערכה וארגון. היבט חשוב של יצירת תיעוד היא לאפשר שינויים מאוחר יותר. תהליכים משתנים, וכתוצאה מכך, המסמכים חייבים להשתנות גם כן.

ראיון עובדים. זה הצעד הראשון בתהליך הזה. אל תעשה הנחות לשאול שאלות כדי להכפיל את ההבנה שלך. בקשו מעובדים להראות לכם על מה הם מדברים. אם מישהו צריך לאשר נייר, לבקש לראות את הנייר. יש אנשים שאוהבים להשתמש ברשמקול ואז הם רושמים את המידע. זה יכול להיות רעיון טוב אם מישהו מדבר ולהציג את התהליך בו זמנית עם הרבה פרטים. "להראות ולספר" היא הדרך ללכת.

שים לב לסביבתך. אם התהליך הוא לצרף חשבוניות לבדיקת בקשות, לדוגמה, שים לב אם זה נעשה בפועל. הרבה פעמים אנשים אומרים לך את הדרך הנכונה לעשות תהליך מסוים, אבל זה לא אומר כי זה איך זה נעשה. מאז אתה מתעד את המציאות, התבוננות בתהליך יכול להיות בעל ערך כדי להוסיף מידע טוב לא ברור במהלך הראיון. תסתכל לתוך ארונות המילוי, ולשים לב איזה ניירות יש אנשים על השולחנות שלהם.

להעריך את האפקטיביות של תהליך תוך תיעוד זה. אם אתה רואה תהליכים לא עובד או להיות מבוצע פעמיים, לרשום את זה. זוהי הדרך הטובה ביותר עבורך להוסיף ערך לתהליכי תיעוד העבודה שלך. כאשר אתה מעריך תהליך, אתה מסתכל על זה באופן אובייקטיבי ואתה יכול להציע הצעות לשיפור. הקפד לעקוב אחר פרוטוקול בעת ביצוע המלצות. זכור: אם תהליכים ישתנו בגלל ההמלצות שלך, יהיה עליך לתעד את התהליכים המשופרים - לא רק את התהליך הישן.

קובץ תיעוד ב קלסרים באינטרנט בתיקיות. לאחר תבניות כדי לתקנן את התיעוד מסייע לשמור על זה קל לקריאה. כל קלסר או תיקיה צריך להיות אינדקס עם מידע על שטח. לדוגמה, אתה יכול להיות קלסר על חשבונות Payable שבו אתה יכול קובץ נרטיבים flowcharts המתעד את התהליך. ייתכן שיהיה קלסר נוסף על שכר ועוד על חשבונות חייבים. הפרדת התיעוד על תהליכים יכולה לסייע למשתמשים במציאת מידע. יש את אותו ארגון על כל קלסרים לגבי סדר התיעוד, תוכן העניינים בחזית, וכו 'זה חשוב מאוד כאשר השינויים צריכים להיעשות פריט מסוים צריך להימצא במהירות.

טיפים

• השתמש Word או תוכנית אחרת כדי ליצור את התיעוד.

  שקול תוכנה תיעוד ספציפי לתעשייה שלך שיכולים לחסוך לך זמן בכתב וארגון. שקול לעשות גם נרטיבים וגם תרשימי זרימה כדי לשפר את הבהירות הימנע משימוש בז'רגון או בראשי תיבות

  שיקולים אחרים כוללים: לכתוב משפטים קצרים ולמנוע קול פסיבי; לא לייפות אותו או לרמוז פסקי דין. לדוגמה, לא לכתוב על פקידת הקבלה נחמד. כתוב על פקידת הקבלה. אל תשתמש בשמות אמיתיים של אנשים - השתמש תמיד בשמות מיקום ושמור עליהם עקביות לאורך כל התיעוד; יש מנהל או מפקח לקרוא את התיעוד שלך כדי לוודא שהוא נכון; ולהיות מודעים למידע חסוי בתיעוד. אל תציג דוגמאות לחתימות של צ'ק-אין או תציג בו מידע סודי.

אזהרה

שים לב למשתמשי התיעוד שלך. הם עשויים לכלול לא רק אנשים פנימיים, אלא גם רואי חשבון ובעלי עניין אחרים. זה נראה לעין מאוד. לכן, ודא כי העבודה שלך אין דקדוק מביך או שגיאות כתיב.