במהלך יום העבודה, העובדים עוקבים אחר מספר תהליכים כדי להשיג את המטרות שלהם. מטרות אלה משתנות בהתאם למיקום וכוללות תפקידים כגון רישום רשומות יומן, תגובה לפניות של לקוחות או לפתרון בעיות במחשב. כל מחלקה פועלת למטרות שונות ומשתמשת בתהליכים שונים להשגת מטרות אלו. לחברות מסוימות אין את הזמן לפרט את התהליכים העסקיים בהם הם משתמשים. עם זאת, לכתוב את התהליכים של העסק מציע יתרונות רבים לחברה. כאשר חברה מתעדת את התהליכים העסקיים שלה, היא יוצרת צעדים מפורטים שבהם היא יכולה להדריך עובדים קיימים ולהכשיר עובדים חדשים.
כתוב את מטרת התהליך העסקי. הצהרה זו מפרטת את הסיבה והחשיבות של ביצוע התהליך המתואר. בעת פיתוח המטרה שלך, לחשוב על למה העובדים צריכים לעקוב אחר התהליך ולשאול וניהול מה התוצאה של התהליך הבא צריך להיות; המטרה שלך צריכה להעביר את ההבנות האלה.
זהה כל שלב שמתרחש לאורך התהליך וכתוב כל צעד כמשפט יחיד.
סקור כל שלב כדי לקבוע אם הוא מוסיף להשלמת התהליך או משתמש במשאבים מבלי להוסיף ערך. לחסל אותם צעדים שאינם תורמים את המטרה.
זהה ורשום את המשימות הדרושות להשלמת כל שלב. כלול מידע על המשאבים הדרושים להשלמת השלב וכיצד לרכוש אותם. כתוב את כל הפרטים לפי סדר זה צריך להתבצע.
צייר תרשים זרימה. כמה עובדים ללמוד יותר על ידי רואה תרשים חזותי של התהליך מאשר קריאה צעדים. כלול כל צעד ופרט שנכתב בתהליך תרשים זרימה.
סקור את התהליך הכולל כדי לזהות את כל השלבים החמיצו. לאחר יצירת תהליך עסקי ראשוני, לקרוא את המסמך מההתחלה. לתרגל כל צעד הן חזותית והן פיזית כדי להבטיח כי כל צעד הכרחי נכלל. לאחר מסכם כי התהליך העסקי הוא שלם, להדפיס עותק סופי של המסמך.
טיפים
-
נניח שלעובד הקורא את התהליך העסקי אין ידע מוקדם על החברה או על משאביה וכולל צעדים שנראים לעובדים מנוסים, שכן צעדים אלה עשויים שלא להיות ברורים לעובד הלא מנוסה.
צור את מסמך התהליך העסקי באמצעות תוכנת עיבוד תמלילים. זה מאפשר לך לבצע שינויים קלים כמו התהליך העסקי evolves.
