כיצד לסדר שיחת ועידה

שיחות ועידה שימושיות לסידור פגישה עם קבוצת אנשים במקומות שונים שצריכים לקבל החלטות. קבוצה של עורכי דין ייתכן שיהיה צורך להחליט ולהחליט אסטרטגיה במקרה של הלקוח שלהם, או קבוצה של רווקות עשוי להיות מנסה לתכנן מקלחת חתונה. שיחת ועידה יכולה לעזור לקבוצה של אנשים לקבל החלטות בתוך דקות, דבר שעשוי להימשך מספר ימים בדוא"ל וייתכן שלא ניתן לעשות זאת באופן אישי.

פריטים שתצטרך

• טלפון

• פגישה תזמון תוכנה

זהה את האנשים שאתה צריך להזמין לשיחת הוועידה. אז עדיפות החשיבות של נוכחות של כל אדם. אם יש שלושה או ארבעה אנשים שקוראים לשיחת הוועידה, ייתכן שקביעת סדר העדיפויות ברשימת המוזמנים אינה חשובה. אבל אם אתה מזמין שישה אנשים או יותר, סביר יותר כי יהיו תזמון תזמון. ודא את מקבלי ההחלטות החשובים יוכלו להשתתף.

צור קשר עם משתתפים חשובים כדי לזהות התנגשויות תזמון. לברר אם ומתי אנשים אלה יהיו מחוץ לעיר במשך תקופה ארוכה של זמן, על מטוס ולא זמין להתקשר או אחרת לא מסוגל להשתתף. סדר את זמן הפגישה סביב התנגשויות אלה.

שלח הזמנה לכל המשתתפים. השתמש בדוא"ל, Evite או תוכנה אחרת הזמנה. Microsoft Outlook יכול לתזמן את הפגישה, לשלוח הזמנות ולאפשר למוזמנים לקבל או לדחות. בקרוב תוכלו לקבל מושג כללי על מי יכול להשתתף ומי לא יכול. ייתכן שלמוזמנים יש הצעות לגבי זמנים שעובדים טוב יותר עבורם, והם יכולים גם לשלוח לך פריטים בסדר היום בתגובותיהם לבקשת הפגישה. שנה את ההזמנה בהתאם למשוב שתקבל.

תזמן את הפגישה שלך באמצעות שירות התקשרות. ישנן מספר חברות המתמחות אירוח שיחות ועידה, כגון כולל FreeConference ו InstantConference. אם החברה שלך לעתים קרובות לוחות זמנים שיחות ועידה, לברר אם לחברה שלך יש חוזה עם שירות להתקשר מסוים.

שלח את ההזמנה הסופית לכל המשתתפים. שלח את ההזמנה גם לאנשים שדחו את הבקשה לפגישה המקורית, במקרה שהם יהפכו לזמינים מאוחר יותר. הקפד לכלול את כל הפרטים הרלוונטיים בהזמנה, כולל התאריך והשעה של השיחה, קוד המדינה ומספר הטלפון שהמשתתפים צריכים להשתמש בהם, וכן את כל קודי המשתתף הנחוצים. כמו כן, ציין את מספר אנשי הקשר שלך כדי שהמשתתפים יוכלו לפנות אליך ישירות אם יש להם בעיות בחיוג.

טיפים

• אם מעולם לא השתמשת בשירות שיחת ועידה לפני, שאל סביב הבהירות של שיחות וקלות השימוש. יש כמה שירותים ללא תשלום וחלקם גובים תשלום. השווה את המחירים של שירותים מבוססי דמי ולהחליט איזה הכי מתאים לצרכים של החברה שלך.