תיעוד הפעולות שננקטו במהלך פגישה מאפשר לנושאים והחלטות של משמעות להיזכר במשך שנים רבות. יש לרשום את כל האינטראקציות הגדולות בפגישה, כולל כאשר מתבצעת תנועה - גם אם ההצעה בסופו של דבר נכשלת.
מטרת פגישה פגישה
פרוטוקול מתעד את ההחלטות והדיונים שהתקיימו במהלך פגישה. כרשומה בכתב, הפרוטוקולים יכולים לשמש גם כ תיעוד משפטי של הפגישה. כל סוג של פגישה עשוי להקליט דקות, מהדירקטוריון הרגיל של החברה ועד לפגישת צוות של הארגון לפגישה קהילתית במדיניות ציבורית.
לקיחת פרוטוקולים
יכולת ארגונית יוצאת דופן, הקשבה ונטילת הערות מניבה היטב את ההקלטה בפגישה. לא הכל נאמר בפגישה יש לתעד; במקום להתמקד על נקודות המפתח, כגון:
- התאריך, השעה והמיקום של הפגישה
- רשימת המשתתפים
- הנושאים העיקריים שנדונו
- הצעות שנעשו
- החלטות שהסתיימו
- פעולות הושלמו
- כל השלבים שיש לחוקק לפני הפגישה הבאה
תנועות שנכשלו
כאשר משתתף בפגישה רוצה להציג נושא לדיון, תוצג הצעה. בדרך כלל צריך לסמן תנועה - כלומר, משתתף אחר מסכים שהעניין צריך להיחשב - כדי שהתהליך יזוז קדימה וידון. אם ההצעה אינה מסומנת, זה נקרא א תנועה כושלת. גם תנועה כושלת צריך להיות מתועד בפרוטוקול, עם זאת. כתוב מי עשה את ההצעה, מה ההצעה מורכבת, וכי היא נכשלה. לדוגמה, שיטה אחת להקלטה עשויה להיראות כך:
- תנועה יש להחליף את כל המחשבים בספריה במודלים חדשים ועדכניים. תנועה מאת ביל סמית '. תנועה לא מסומנת; ההצעה נכשלה.
תנועות שנשלחות עדיין יכולות להיכשל אם הן לא נושאות מספיק קולות. לאחר ההצעה הוא seconded ו נעה קדימה, המשתתפים בפגישה הדיון בנושא בהישג יד. ההצעה נכשלת אם רוב הבוחרים אינם בעד העברת הנושא. זה צריך להיות נרשם בדקות ככאלה:
- תנועה יש להחליף את כל המחשבים בספריה במודלים חדשים ועדכניים. תנועה מאת ביל סמית '. תנועה שניתנה על ידי בוב ג 'ונס. הצבע היה 5-2 נגד; ההצעה נכשלה.
