דוח איש קשר מתעד את כל הנושאים שנדונו במהלך פגישות, שיחות ועידה ושיחות טלפון. דוגמה אחת כזו של דוח קשר משמשת במהלך גיוס כספים; זה מסכם את הנושאים פיתוח קרן מקצועי דנים עם תורם פוטנציאלי. הדוח מסייע לך להבהיר כל אי הבנות או שאלות על אילו מפלגות שיתפו את המידע. כתיבת דו"ח מגע יכולה להיראות קשה וחסרת תועלת, אבל בטווח הארוך זה יכול לחסוך זמן ולמזער תסכול.
שאל את כל השמות של כולם בפגישה, שיחת ועידה או שיחת טלפון. כתוב אותם בראש הדף, יחד עם התאריך והשעה שהפגישה החלה והסתיימה.
לרשום הערות על כל ההיבטים החשובים של הפגישה, שיחת טלפון או שיחת ועידה.
הקלד את דוח אנשי הקשר שלך, המתייחס לפרטי הפגישה שלך. כלול את שם החברה ואדם המייצג את החברה, וכן את שם החברה או נציגיה.
רשום את התאריך ואת אמצעי הקשר. במקרים עסקיים, לתעד את השמות של כל העובדים או אנשים שהיו מעורבים בפגישה; מה היה חשוב בפגישה; מי אמר מה; איזה מידע נדון ומה נעשה; את הפריט הבא לדבר על או אם הכל היה התיישבו; ובמקרה הקודם, מועד הפגישה הבאה.
תסתכל על דוח הקשר ולוודא כי שום דבר חסר. הוסף פרטים חסרים.
שלח את דוח איש הקשר, בדוא"ל, בפקס או בדואר רגיל.
