יש אנשים שלא יכולים להיטיב עם הביקורת, אבל בתור מקצוען, זו הדרך היחידה לגדול. עסקים ומחלקות אקדמיות יכולים להפיק תועלת על ידי כך המבקרים מבחוץ לבוא ולתת משוב כנה על איך לשפר את הפעילות היומיומית. לאחר הסקירה, הסוקר יכתוב מכתב מקצועי מפורט לתת משוב בתחומים ספציפיים שבהם העסק עשוי להיות חסר.
התחל עם נייר מכתבים מקצועי
כתוב את מכתב המשוב שלך על נייר מכתבים בעל מראה מקצועי. Letterhead קובע את האישורים המקצועיים שלך ויוצר מראה מוצק, אמין. סוג "גב 'מר / מר (שם המפקח)" ואחריו נקודתיים. דלג על רווח נוסף. הקלד את התאריך המלא. דלג על רווח קו.
תגיד תודה ולספק הצהרה חינם
התחל את המכתב על ידי תודה למפקח על ההזדמנות לבקר הקמתם. פרט כל אירוח אתה מעריך במיוחד. בצע הצהרה כללית הכוללת בקצרה על אזורים ספציפיים שהיו מבוצעים היטב או היטב לרוץ בארגון. זה יהיה ליצור רגשות חיוביים בקרב אלה מקבל את המשוב. גם אם ההערכה הכוללת שלך היתה שלילית מאוד, אתה תמיד יכול למצוא משהו חיובי ובונה להצביע.
לספק ניתוח משוב ספציפי
תן ניתוח נקודתית של כל חלק של הארגון או המחלקה. לדוגמה, אם ההערכה שלך היתה של המחלקה האנגלית של האוניברסיטה, אתה יכול להתחיל על ידי הערכת ראש המחלקה. תן ביקורת ספציפית מאוד ומשוב על איך היא ממלאת כל אחת מחובותיה.
חוזקות וביקורות
פירוט נקודות החוזק לשמור כמו גם אלמנטים שיכולים להיות יעילים יותר להציע הצעות קונקרטיות עבור כל ביקורת. לדוגמה, אם אתה מבחין כי ראש המחלקה איחר להפוך את הערכות המורה, אתה יכול לכתוב, "ראש המחלקה מספק הערכות יסודיות ומפורט מאוד, אבל ההערכות הן לעתים קרובות הפך מאוחר, אולי כתוצאה של הרצון שלה כדי לכתוב הערכות מקיפות מאוד, ובעתיד היא תשקול למחוק פרטים לא חיוניים כדי לצמצם את משך הזמן שהיא צריכה להשלים את הדיווחים ".
דוגמה זו אינה נרתעת מלהציע ביקורת ישירה, אך היא מחמיאה למנהל על יסודיותה בעת ובעונה אחת, במקום להתמקד אך ורק בחוסר היכולת שלה להידרש בהערכות בזמן.
הערכה, סקירה וביקורת בכל מחלקה
להעריך כל מחלקה, ולאחר מכן כל עובד מפתח בתוך המחלקה. סקור ביסודיות את כל הפונקציות של המחלקה וכיצד עובדי המפתח מבצעים את הפונקציות הללו. הצעה הערכה כוללת של אלמנטים שליליים שגילית, ולכתוב תוכנית פעולה עבור המחלקה כדי לפתור אותם. תוכנית זו תכלול אלמנטים מכל הביקורות שציינת בבדיקות הפרט. כלול הסבר מפורט על החוזקות המשמעותיות של המחלקה, כולל מחמאות לעובדי מפתח שמבצעים ביצועים יוצאי דופן. דון איך המחלקה יכולה לבנות על נקודות החוזק האלה.
סגירת מכתב המשוב שלך
לתת הערכה כללית קצרה של המחלקה עם החוזקות המשמעותיות והחולשות כללו. לסיום, הודה שוב לממונה, וספק את פרטי הקשר שלך למקרה שלמפקח יש שאלות נוספות. סגור את המכתב שלך עם סגירה חינם את הביטוי כגון "בכבוד רב", ואת שמך המלא. רשום מעל השם המודפס שלך בדיו כחול או שחור.
אל תשכח עותקים נוספים
לעשות כמה עותקים של המכתב. שמור עותק אחד עבור הרשומות שלך. לשלוח עותק נוסף לבוס של המפקח אם הם ביקשו אחת. שלח את המקור ישירות למפקח.
