כחברה אתה חייב לשמור סוגים מסוימים של הניירת על הקובץ, כמו רשומות תעסוקה וחשבוניות, הן מסיבות עסקיות ומשפטיות. במקרים מסוימים סוחר חייב גם לשמור עותקים של קבלות כרטיס אשראי על ידו במשך תקופה של זמן. למד מתי זה בטוח לזרוק קבלות אלה במהלך העסקים.
כרטיס אשראי קבלות
לאחר שלקוחות רוכשים מוצר או שירות מהחברה באמצעות כרטיס האשראי שלה, אתה בדרך כלל חייב לספק לה קבלה מודפסת עבור הרשומות שלה - במיוחד במקרה של עסקה פנים אל פנים. הקבלה כוללת את סכום העסקה, את קוד האישור, את שם בעל כרטיס האשראי ואת מקום חתימת הלקוח. אתה גם לשמור עותק של הקבלה חתמה עבור הרשומות שלך.
למה לשמור אותם?
אם מתעורר מקרה בו הלקוח חולק על חיוב כרטיס האשראי מהחברה שלך, אתה אחראי, כסוחר, להוכיח שהוא תקף. אחד הפריטים הראשונים שהבנק יבקש הוא עותק של כרטיס האשראי הקשור לעסקה. ספק השירות הסוחר גם צריך לראות את הקבלה חתמה על מנת לחקור את המחלוקת בשמך. אם המחלוקת של הלקוח תאושר, מכיוון שאינך יכול לספק עותק של קבלת המכירות שנחתמה, יהיה עליך לשלם עמלות חיוב גבוהות וכן לאבד את כמות המכירה וכן את המוצר או השירות שמכרת.
מתי לזרוק
בשל האפשרות של סכסוכים מלקוחות זה לא חכם לזרוק כרטיס אשראי קבלת המכירות רק בגלל העסקה יש לנקות את חשבון הסוחר שלך - גם אם כבר קיבלת את הכספים מן המכירה. הבנקים בדרך כלל לתת ללקוחות על 60 ימים כדי לערער על חיוב לכל אשראי חיוב הוגן חוק. זה הימור בטוח לשמור על כרטיס האשראי קבלה לפחות שלושה חודשים. אם אתה צריך את קבלות המכירות במיוחד עבור מס הכנסה העסק סיבות דיווח, לשמור אותם על היד לפחות שש שנים.
אחסון קבלות
אם עליך לשמור קבלות מכירה אלה, אחסן אותן במיקום מאובטח ונעול, שכן הן מכילות מידע רגיש על לקוחות. שמור על נתונים רגישים אלה מחוץ להישג ידם של עובדים בלתי מורשים ושל אנשים חיצוניים, כדי להימנע מבעיות הקשורות להונאות הקשורות בכרטיס אשראי או לזהות גניבה. הסכם השירותים המסחריים שלך עשוי להגדיר כללים ספציפיים כיצד לנהל ולאחסן נתונים רגישים של כרטיסי אשראי עבור לקוחות, בהתאם להנחיות תקן האבטחה של תעשיית כרטיסי התשלום. PCI DSS הוא ארגון המספק הדרכה לגבי ניהול נתוני כרטיס אשראי של לקוחות.
