אחת המטרות העיקריות הקשורות לניהול הפיננסי של העסק שלך היא להבטיח כי לקוחות ולקוחות לקבל חשבוניות במועד עבור מוצרים ושירותים הם לרכוש. בהתאם לשיטת החשבונאות שלך, תוכל להשתמש בהזמנות רכש, קבלות מכירה וחשבוניות כדי לבקש, לקבל ולתעד תשלומים עבור מוצרים ושירותים.
הזמנות רכש
הזמנת רכש הושלמה על ידי קונה ונשלח למוכר כדי לבקש רכישה של מוצרים או שירותים. הקונה משתמש בהזמנת הרכש כדי לציין את מספר הפריטים, סוגי השירות והמחירים הקשורים לרכישה. הזמנת רכש היא חוזה המחייב את הקונה לפצות את המפיץ על מוצרים ושירותים המפורטים במסמך לאחר שהמוכר מספק אותם. הקונה יוזם את העסקה על ידי הנפקת הזמנת הרכש.
תקבולי מכירות
קבלת מכירות היא מסמך המציג הוכחת תשלום לאחר שקונה רוכש מוצרים ושירותים ממוכר ומפצה אותו על רכישות אלה. שלא כמו הזמנת רכש, לא מתקבל אישור מכירה עבור רכישות מיועדות עתידיות, אלא מונפק רק כאשר קונה מספק תשלום עבור סחורות ושירותים. קבלת מכירות תמיד מופקת מהמוכר לקונה במועד התשלום.
חשבוניות
חשבונית היא הצעת חוק המפרטת סחורות ושירותים שנרכשו או יירכשו על ידי קונה. חשבונית דומה להזמנת רכש, אך היא מופעלת על ידי המפיץ ומוציאה לקונה. חשבונית לקוח מתארת את המחיר, הכמות והפרטים הקשורים לעסקה. כאשר קונה מקבל את החשבונית, הוא מבצע הסכם חוזי לתשלום עבור מוצרים ושירותים שרכש מהמוכר.
תיקונים
בשל שגיאה אנושית, בעיות בהזמנות רכש, קבלות מכירה וחשבוניות יכולות להתרחש. עם כל סוג של תיעוד, ניתן לתקן, לנהל משא ומתן ולתקן את הפרטים. אם יש שגיאה, המוכר יכול ליצור קשר עם הקונה, או להיפך, כדי לדון פערים ולפרסם מסמכים המתוקנים. הזמנות רכש, תקבולי מכירות וחשבוניות מטופלים כולם כשמדובר בביצוע תיקונים.
