מכתבים הם הדרך הטובה ביותר להבטיח כי עובדים או לקוחות מקבלים הודעה על שינוי המדיניות. אנשים נוטים להתעלם סימנים ודוא"ל כי הם מופגזים עם פרסומות כה רבות הודעות דוא"ל בכל יום. מכתבים, לעומת זאת, קשה יותר להתעלם כי הם קשורים רשמית ומסרים חשובים. מכתבים הודעה הם פשוט לכתוב ויעיל מאוד.
טען נייר חברה לתוך המדפסת שלך. רוב החברות יש מדיניות התקשורת הרשמית חייבת להיות על נייר מכתבים כי זה עוזר להעביר את הרעיון של עקביות וסמכות.
פתח את האות על ידי הקלדת התאריך. אם המכתב מועבר ליחיד, הקלד את שם הנמען וכתובתו. אם המכתב יהיה חלק דיוור המוני של הודעות דומות, לא להקליד את השם, או להשתמש בתכונה מיזוג דואר על תוכנית עיבוד תמלילים שלך כדי להכניס את השמות.
התחל את המכתב על ידי הקלדת "מר היקר / Ms. (שם)" ואחריו נקודתיים, או עבור דיוור כללי יותר "לקוח יקר יקר" או נימה דומה.
התחל את המכתב על ידי הסבר קצר על המצב. אם אתה כותב כדי לתת חדשות רעות, כמו בהודעה של ספרים איחור או חשבון בשל בעבר, להסביר מה הצעת החוק היה ואיך מאוחר זה. אם אתה כותב כדי להודיע ללקוחות על שינוי במדיניות, הסבר את הבעיה שיצרה את הצורך בשינוי המדיניות.
הסבר את ההודעה בצורה ברורה ותמציתית כדי שהנמען לא יחמיץ את המסר. ציין את התאריכים הרלוונטיים למועד כניסת המדיניות לתוקף.
תן מידע פעולה כגון כל מועדים או נהלים כי המכתב של המכתב צריך לעקוב. ספק את פרטי הקשר שלך למקרה שיש להם שאלות.
סגור את המכתב על ידי תודה לעובד או ללקוח על תשומת לבו, והקלד את שמך. היכנס לחלל שמעל שמך.
טיפים
-
שמור על המכתב קצר ועניין של עובדה. אם אתה מתנצל יותר מדי לקוחות או עובדים עלולים לפרש זאת כאינדיקציה לכך שהם יכולים להתווכח עם ההודעה או שינוי המדיניות.
