בעוד שהעידן הדיגיטלי יוצר פחות נייר, הביקוש לאחסון אלקטרוני גדל. הנחיות שנקבעו על ידי צוות ניהול המידע של הארגון ליצור, לגשת, לאחסן ולבסוף להרוס רשומות להכתיב את תנאי מחזור החיים האלקטרוניים רשומות. מחזור החיים של רשומות אלקטרוניות כולל יצירה, שימוש, אחסון ומזיגה עבור מרבית העסקים וגופים ממשלתיים. ארגונים מסוימים ארכיונים רשומות מסוימות נחשבות לא יסולא בפז, כמו השלב האחרון של מחזור החיים כאשר הם לא נהרסו.
יצירה
אחד האתגרים הגדולים ביותר עבור כל מערכת ניהול אלקטרונית היא לתעד את המקור של רשומות חדשות באופן הגיוני ועקבי לשימוש עתידי, אחזור ואחסון. מה מהווה שיא הוקם על ידי מדיניות מדיניות של הארגון אשר נכתב עם חוקים פדרליים המדינה בחשבון. אם מזוהה נכון בתחילת מחזור החיים, שיא הוא נגיש בקלות עד התוקף של הרשומה פג והוא נהרס. בהתאם לארגון, רשומות מסוימות נוצרות באופן אוטומטי על-ידי המערכת כאשר נתונים מסוימים מוזנים למחשב. מערכות אחרות מחייבות אדם ליצור רשומה ידנית.
להשתמש
לאחר שיא נוצר באופן אלקטרוני, הוא מופץ בדרך כלל ומשמש ככלי מידע למטרות עסקיות או ממשלתיות. מסיבה זו, רשומות מאוחסנות במאגר לגישה קלה. בעוד פעיל, רוב הרשומות הם מאוחסנים, אבל לגשת באמצעות מסד נתונים עם מידע מזהה המתייג את הרשומה.
אחסון ותחזוקה
לאחר שימוש בקובץ ולא נדרש עוד באופן קבוע, רישום מאוחסן לעתים קרובות כבלתי פעיל. רשומות צריכות להיות מאוחסנות עבור גישה לפני שנהרס על פי הכללים שנקבעו כמדיניות ארגונית. חלק מהסיבה להדגשת הדגש על אחסון נאות מתייחס לנושאי פרטיות. מדיניות ארגונית זהירה מתייחסת לאבטחה כאל חלק עיקרי מתחזוקת התקליטים האחראית.
מיצוי
רשומות חייב להיות נגיש עבור מספר מסוים של שנים כדי לציית לחוקים הפדרליים ואת המדינה. רוב המדיניות הארגונית בנוגע לשימור ושימור הרשומות משתמשים בחוקים פדרליים ומדינתיים כדרישות מינימליות לשימור רשומות. עסקים שומרים תיעוד למטרות ליטיגציה, במקרה שהם נאלצים להגן על פעולות עסקיות מסוימות נלקח בעבר. איך רשומות להיפטר הוא בעל חשיבות קריטית. מאז קבצים אלקטרוניים ניתן לשחזר בידיים מומחה, זה קריטי כי קבצים אלקטרוניים יימחקו עם שום דרך אפשרית כדי לאחזר את המידע.
