המבנה הארגוני הפורמלי מתמקד בתפקידים ובעמדות ולא באנשים בעמדות. הפורמליזציה היא תהליך של יצירת מבנה פורמלי וכוללת שמירה על המבנה הפורמלי לאורך זמן. פורמליזציה של מבנה ארגוני מיושמת בדרך כלל בניסיון לתרץ את תהליך קבלת ההחלטות. ארגון רשמי הוא קריטי עבור הארגון שבו נושאים ידועים ושינויים מיושמים לאט בכוונה.
מבנה פורמלי מול פורמלי
בניגוד למבנה הארגוני הבלתי פורמלי, המעריך את הפרט מעל למשרה, ומאפשר את התפתחות התפקידים כפי שנקבע על ידי בעל התפקיד, המבנה הארגוני הפורמלי מורכב מתפקידים קבועים שאינם משתנים בקלות. מבנים ארגוניים בלתי פורמליים הם במובנים מסוימים יותר חדשניים מאשר מבנים רשמיים. עם זאת, המבנה הלא פורמלי הוא שימושי ביותר עבור תעשיות המשתנות במהירות, כגון מגזר הטכנולוגיה. בנוסף, גודל הארגון עשוי להצביע על מידת הפורמליזציה הנדרשת. זה חיוני כדי להבין את הצרכים של הארגון בודדים בעת קביעת איזה מבנה הוא היעיל ביותר עבור כל מצב.
זיהוי
פורמליזציה יכולה להיות מזוהה על ידי המידה שבה תפקידים ארגוניים מופרדים מן האנשים המבצעים תפקידים אלה. המבנה הארגוני הרשמי מורכב ממבנה היררכי, מלמטה ומדווח על קבלת החלטות. היא מוכרת על ידי קיומם של תקנים ותקנים מפורשים. מבנה פורמלי כולל בדרך כלל מספר שכבות של פיקוח, כולל מנהלים בכירים או מנהלי מחלקות, מנהלים בינוניים ומפקחים מבצעיים.
יתרונות
אחד היתרונות של פורמליזציה של מבנה ארגוני הוא הטבע השגרתי של הירושה. התפקידים של מיקום מסוים יישארו ללא שינוי, לא משנה מי יושב במיקום העבודה הספציפי. נהלי העבודה מתועדים כך שהעובד החדש יכול להיות מוחדר בקלות למיקום פנוי מבלי לשנות את התהליכים הקשורים למיקום. המבנה המתמשך של ארגון פורמלי אינו משתנה אלא אם כן הוא שונה בכוונה על ידי ההנהלה. המבנה הוא הבין בקלות הסביר. בנוסף, היישור של תהליכי עבודה יומיומיים עם המשימה הכוללת של הארגון מושגת בקלות במבנה ארגוני רשמי.
תרשים ארגוני
המבנה של ארגון פורמלי, כמו גם תפקידים ויחסים בין תפקידים אלה, נעשה בדרך כלל גלוי באמצעות שימוש בתרשים ארגוני. התרשים מתאר את התפקידים הבודדים בארגון, כולל מי מדווח למי. זה גם ממחיש כיצד המידע והחלטות זורמים בתוך הארגון. התרשים הארגוני הוא כלי רב ערך בתהליך הפורמליזציה.
