אם אתה רוצה לעשות משהו נכון, לכתוב נוהל הפעלה רגיל טוב, או SOP. מדריך הפעלה תקני כתוב היטב מסייע לחברות לפעול ביעילות ובאופן עקבי על ידי כך שיידע את העובדים כיצד יש לבצע את ההליכים החשובים. שמירה על איכות ועקביות באמצעות הנחיות קלות להבנה, צעד אחר צעד גם יכול לספק יתרונות כמו הגדלת הפרודוקטיביות, ביטול פסולת והפחתת פציעות במקום העבודה. מדריך SOP יכול לסייע לעסקים לעמוד בתקנות ולשפר את ההכשרה של העובדים גם כן.
שלב 1: בחר SOPs שלך
זיהוי נהלים שיש לתקנן, כגון הרכבת חלקים למוצר או טיפול בתלונת לקוח. פוקוס כל SOP על פעילות אחת. רק לכתוב על הליכים כי אתה יודע איך לעשות נכון. או, למצוא מישהו מוסמך, כך שהם יכולים להראות לך איך לעשות את הנהלים. לאסוף את כל המידע שיידרש.
שלב 2: היכונו לכתוב
תן לכל SOP כותרת בעלת משמעות, כגון "כיצד להרכיב את המוצר שלך" או "כיצד לטפל בתלונה של לקוחות". יש לכלול מספרי SOP או קטגוריות לפי הצורך, כגון "SOP - Production - Assembly" או "SOP - שירות לקוחות - טיפול בתלונות. "זה יאפשר לך קבוצה נהלים הקשורים לעובדים. צייר תרשים זרימה גס לתהליכים כדי לוודא שיש לך את כל המידע וכי הוא בסדר הנכון. דגש על העובד אשר יבצע את ההליך בעת הכנת הגישה שלך.
שלב 3: תקנון סעיפים
מתאר את ה - SOPs שלך. כל SOP צריך לכלול את הקטעים הבאים:
- כותרת
- מטרה
- היקף
- הפניות
- הגדרות
- אחריות
- תהליך
- נספחים
- היסטוריית הגרסאות
- אישור חתימות
שלב 4: פירוט נהלים שלב אחר שלב
לשבור כל הליך שלב אחר שלב בסדר שהם צריכים להיעשות. התחל עם הצעדים העיקריים, כמו "קבל את החלקים עבור המוצר" או "ענה על הטלפון". ואז לשבור אותם לצעדים קטנים יותר, כמו "אישור כי כל חלק נכון", או "להציג את עצמך ולהודות ללקוח על התקשרות."
שלב 5: לכתוב כל SOP
כתוב בפשטות. השתמש במילים קטנות ומשפטים קצרים. שים את הרעיון הראשי הראשון. עקוב אחר פרטים. השתמש פעלים פעולה קול פעיל. הימנע מעמימות ובלבול. אין להשתמש בקיצורים, בראשי תיבות או בז'רגון.
שלב 6: פורמט SOPs בעקביות
כל SOP צריך להיות כתוב באותו הגופן ואת גודל הגופן. לשבור פסקאות ארוכות לתוך אלה קצר. השתמש נקודות כדור במקום משפטים ארוכים. הוסף עזרים חזותיים כמו תרשימי זרימה. הדגש מידע חשוב, כגון שימוש בסוג מודגש או נטוי.
שלב 7: להעריך את האפקטיביות של כל SOP
בדוק SOPs עבור קריאות, קריאות והבנה.
- קריאות: האם סוג גדול מספיק וקל לקריאה?
- קריאה: האם ההוראות פשוטות? או לפרוטוקולים יש שפע של מושגים מורכבים ומילים אטומות?
- הבנה: האם הקורא לומד מה הם צריכים לדעת כדי לעשות את ההליך נכון?
שלב 8: סקירה, שינוי ואישור
האם העובדים המבצעים את ההליכים בודקים את ה - SOPs כדי לוודא שהם מבינים הכל. שאל את העובדים שאינם מכירים את הנהלים כדי לקרוא את SOPs גם כן. הקורא לא צריך לעשות את ההליך כדי לדעת איך זה נעשה. יש לבצע כל סדרה של שינויים שנבדקו על ידי אותם קוראים עד שהם יתקבלו. מנהלים אשר יהיו אחראים להבטיח כי SOPs הם אחריו צריך לחתום עליהם לפני שהם משוחררים.
בעסקים, מערכות אחידות פועלות. יצירת נוהל תפעול תקני מודעת שכל עובד עוקב אחר כל צעד במערכת באותו אופן, בכל פעם.
