כאשר המבקשים תשלום מלקוח, אמצעים מתאימים משמשים ליצירת מכתבים אפקטיביים לשלוח אליהם. מכתבים לבקשת תשלום משמשים כאשר לקוח אינו משלם חשבון לפי תאריך היעד. ככל שנדרש זמן רב יותר עבור הלקוח לשלם שטר, יותר מכתבים החברה כותב לאדם זה. מכתב המבקש תשלום צריך להיות מנומס, ברור צריך להציע פרטים על הצעת החוק יוצאת מן הכלל.
השתמש letterhead החברה כפי שהוא מכיל את כל פרטי הקשר של הארגון ולעתים קרובות נראה רשמי יותר.
כתובת המכתב. כלול את תאריך המכתב ואחריו שם הלקוח וכתובתו. כתובת האדם על ידי ציון "יקר", ואחריו שם מלא של הלקוח.
ציין את מטרת המכתב. מכתב לבקשה לתשלום צריך לתקשר בצורה ברורה את המטרה הזאת בתחילת המכתב. השתמש בטון מקצועי ולשמור את המילים חיובי וחם.
כלול פרטים על החוב. ציין את מועד מתן השירותים לחוב זה, את מועד הפירעון המקורי ואת הסכום הכולל, לרבות דמי איחור. כלול את מספר החשבונית גם כדי לאפשר ללקוח למצוא את המסמך המקורי קל יותר. חברות רבות יכללו גם עותק של החשבונית המקורית בסוג זה של מכתב. ליידע את הלקוח גם לגבי הריבית אשר מחושבים עמלות מאוחרות.
שאל את הלקוח לתשלום. תן ללקוח לדעת כי דמי מאוחר נוספים ניתן להימנע על ידי תשלום את מלוא הסכום על ידי תאריך מסוים. בקש מהלקוח להתקשר אליך כדי לבצע הסדרים אם הוא לא יוכל לבצע את התשלום במלואו בתאריך זה. כלול את מספר הטלפון שלך ואת ההרחבה הישירה, במידת הצורך. כלול את כתובת הדוא"ל שלך גם להציע התכתבות שלו בדרך זו אם הרצונות הלקוח.
תודה ללקוח. הצע את הכרת התודה שלך ללקוח, אם התשלום כבר בוצע ותודה ללקוח מראש על שליחת תשלום מיידי. תגיד ללקוח שאם יש לו שאלות, הוא לא צריך להסס להתקשר אליך בעניין זה.
לחתום על המכתב. לסיום המכתב בכתב "בכבוד רב", ואחריו את שמך ואת הכותרת.
