זה קרה לכל אחד לפחות פעם אחת. הלכת לקניות, או לעשות איזה שירות, והיתה לך חוויית לקוח איומה. באופן טבעי, אתה כנראה הולך לספר לחברים שלך על זה. עם זאת, אם אתה רוצה לוודא שזה לא יקרה שוב, אחת הדרכים הטובות ביותר להשיג שביעות רצון היא לכתוב מכתב תלונה הלקוח. זה לא תמיד כיף לכתוב אחד מאלה - אחרי הכל, הסיבה היחידה שאתה עושה את זה היא כי היה לך ניסיון רע - אבל זה יכול להיעשות באופן מקצועי שעשוי להביא לך כמה תוצאות מפתיעות. הנה איך לכתוב מכתב תלונה הלקוח כי יקבלו קצת תשומת לב מן האנשים שקראו את זה.
כיצד לכתוב מכתב תלונה של הלקוח
קודם כל, לקבל שם. לברר מי צריך את תשומת הלב המכתב צריך ללכת. לא רק לשלוח אותו "תשומת לב: שירות לקוחות", כי אז אף אחד לא דין וחשבון על זה. שאל את החנות, באופן אישי או בטלפון, מי האדם הוא האחראי על תלונות הלקוח. כל התכתבות יש לשלוח את תשומת הלב של אותו אדם. אם יש להם גם כותרת, הקפד לכלול את זה, ככה: "תשומת לב: דוד ג 'ונס, סגן נשיא שיווק".
לאחר מכן, לכתוב את המכתב. אל תשלח הודעות דואר אלקטרוני; הם לא אישיים מדי וקל להם להיעלם לתוך המרחב הקיברנטי. שלח מכתב רגיל, או לחנות עצמה או למשרדי החברה. שמור על המכתב שלך קצר ותמציתי; לא יותר משני עמודים צריך להיות כל מה שאתה צריך להסביר את המצב.
כאשר אתה עובד על המכתב שלך, כולל את הפרטים של המצב. תגיד בדיוק מה קרה, למשל, "כשהייתי בחנות שלך ביום שלישי, ה -5 במארס, קופאי בשם לוריין היה גס מאוד בשבילי". אם ניתן, זמני המסמך. אם מדובר בחנות או בעסק שבו יש לך חשבון ממוספר, כגון חנות כלבו או משרד של רופא, כלול את מספר החשבון שלך בכל התכתובת. זה יעזור לכל מי שקורא את המכתב שלך כדי לחבר את התלונה שלך עם מי אתה באמת.
השתמש בנימה חיובית, מכובדת. רוב הסיכויים כי המכתב שלך יהיה הולך אדם מינהלי בכיר, מי יהיה מזדהה עם המצב שלך. במקום להיות עוין, להעביר את הקורבן חף מפשע. אפילו יותר טוב, להבהיר כי אתה מבין כי שירות כזה רע הוא לא תקן של החברה, וכי אתה יודע שהעסק שלהם מעולם לא היה בכוונה לטפל בך רע. להזכיר להם שאתה באמת נהנה לקנות שם, אבל אתה רוצה לוודא שהם מודעים למצב שירות לקוחות מזיקים.
לבסוף, לבקש תשובה. הגדרת מועד אחרון, אבל לעשות את זה סביר. תגיד משהו כמו, "אני מקווה לשמוע ממך בחזרה בתוך שלושים יום הבא, כך עניין זה ניתן לפתור." אם אתה לא שומע בחזרה מאדם שכתבת אליו בזמן שהוקצו, להתקשר או לשלוח מכתב מעקב (סיבה נוספת למה אתה צריך לקבל שם של אדם על המכתב). לא משנה מה התגובה, אם זה מכתב התנצלות או אפילו קופונים עבור מוצרים נוספים, לשלוח מכתב תודה לאחר המכתב נפתרה. עקוב אחר אסטרטגיות פשוטות אלה, ואתה בטוח כדי לקבל תגובה חיובית לתלונת הלקוח שלך!
טיפים
-
אם בכלל אפשרי, לנסות לפתור את המצב מיד לאחר שזה קורה. הסיכויים טובים כי על ידי מדבר עם מנהל או מפקח באופן אישי, תוכל לקבל קצת סיפוק. אם המפקח או מנהל החנות לא ייקח את הזמן לדבר איתך, או אם הם מפטרים אותך בלי לפתור את הבעיה, ואז ללכת גבוה יותר בסולם החברה.
אזהרה
אל תעשה דרישות בלתי סבירות, כמו, "אני רוצה כי מכונאי ירה!" או "אני מצפה לקבל פיצוי על אי הנוחות הזו!" אלא אם כן אתה באמת נפגע מבחינה כלכלית על ידי האירוע, התנצלות פשוטה היא תגובה טובה לחלוטין.
