כראוי להקליט דקות פגישה היא צעד קריטי שניתן להתעלם. במקרים מסוימים, שמירה על יומן של פגישה דקות עשוי להיות דרישה משפטית. בין אם מדובר בדרישה משפטית ובין אם לאו, זוהי דרך טובה לשמור על התמקדות ומיקוד על פני הפגישה, ומספקת תיעוד היסטורי של פעילות הארגון.
פגישת סדר יום
הגדרת סדר יום מסייעת לשמור על הפגישה מלהיות מאורגנת ומאפשרת לך לכתוב מתאר מראש עבור דקות. זה חוסך זמן ומקל למלא את החסר על כל נושא כפי שהוא דנו.
מידע ראשוני
תייג את החלק העליון של המסמך "פגישה דקות עבור תאריך". בפינה הימנית העליונה, רשום את המידע הבסיסי אודות הפגישה. שים לב לשם החברה, לתאריך המפגש ולמיקומה ולמועדי הפגישה והסיכום.
מי למד
הפרוטוקולים צריכים להראות מי השתתף בפגישה. רשום את השם והכותרת של כל אדם. אם המשתתפים הם מארגון אחר או להיות מטולאים באמצעות הטלפון, יש לציין זאת. כמו כן, שים לב מי לקח את הפגישה דקות, שהוא בדרך כלל מזכיר החברה.
נושאים לדיון
שמור על נושאים פשוטים בעת עריכת הפרוטוקולים. אל תצטט מה שאמר כל אדם. היצמד לתיאור בסיסי של הנושא וברור המדינה מה ההחלטה או התוצאה הושגה. אין צורך לפרט עוד בפרוטוקול.
הקלד דקות מיד
הקלד את דקות הפגישה באופן מיידי. ככל שיותר זמן שחולף לפני הדפסת דקות, כך סביר יותר שתשכח משהו חשוב שהתרחש. חלק מוצאים את זה שימושי כדי לקבל טייפ על במהלך הפגישה יש תיעוד לבדוק לפי הצורך בעת עריכת דקות. להפיץ עותק של דקות הפגישה לכל המשתתפים.
