כיצד מעקב עם מכתב לאחר פגישת עסקים

בין אם הפגישה היתה עם עמיתים או מתחרים, מומלץ תמיד לסכם את מה שנדון ובמיוחד מה הוחלט, ולעשות זאת בכתב, בהקדם האפשרי לאחר מכן. ניתן לשלב פריטים רלוונטיים מתוך ספריה של מסמכים עסקיים, כגון זה על "Inc" אתר האינטרנט של מגזין.

פריטים שתצטרך

• הערות או רשומות אחרות מהפגישה

• מסמכים המפנים או מופצים באסיפה

התחל עם סיכום ידידותי אך ברור של התאריך, השעה והמקום של הפגישה, אשר השתתפו במה יכולות וכן הצהרה קצרה של מטרת הפגישה. לדוגמה, "מייק היקר: שוב תודה על ההוצאות אתמול בבוקר איתי ועם סטיב מהמחלקה לאמנות שלנו, דנים תוכניות לעצב מחדש את האריזה שלך."

סקרו אילו מסמכים וחומרים הוצגו בפגישה וכל הפריטים המשמעותיים של הדיון עליהם: "אני שמח שאהבתם את הרעיונות של סטיב כמוני, הסכמנו שהקרטון המשושה נותן למוצר שלכם שינוי משמעותי כדי להפנות את תשומת הלב את התכונות שאתה מוסיף בשנה הבאה, אבל זה הבניין לשכב אופקית על המדף יהיה יציב יותר ולאפשר לנו לעשות את שני הקצוות רק קמורה במקצת, במקום אחד שטוח והשני נקודה מורחבת ללא שום קשר אמיתי מוצר."

לספק דיווחים על כל הפריטים פעולה הסכימו בפגישה: "סטיב התחייבה שיש מפרט העיצוב החדש ליחידת ייצור שלנו היום, והם צריכים להיות מסוגלים לתת לי נתוני עלות חדשה עבור קרטון אופקי עד סוף השבוע. ואני אהיה מאוכזבת גם אם הנתונים האלה לא יהיו לפחות 20% מתחת לאומדנים שהיו לנו אתמול לקרטון הישר, הגבוה, מכיוון שהייצור יהיה סימטרי ומורכב פחות. החלטה ממך אם את אבזם החגורה יהיה מודפס או הבלטות, ואם אתה רוצה דיו מתכתי על זה, לפני שנוכל לסגור את העלויות."

הגדר לוחות זמנים לצעדים הבאים על ידי כל הצדדים: "רשמתי כי חשבת שאתה יכול לקבל את ההחלטות האלה שנעשו היום או מחר.זה יאפשר לנו לחזור אליך על ידי לסגור את העסק יום שני עם עלות דמויות המשרד מספיק שאנחנו יכולים להתחיל כדי למסד חוזה ".

סגרו את המכתב בצורה ידידותית בהתאם לאופי הפגישה, והציגו מחדש את התוכניות לכל פגישה אחרת שתכננתם: "זאת תמיד פגישה עונג איתך.אני אוכל צהריים ביום שלישי במשרד שלך בלוח השנה שלי, כאשר אני אביא את הלכלוך שסטיב עובד עליו, אנא הודע לי אם יאן אכן יוכל להצטרף אלינו ".

טיפים

• אימייל הוא בסדר כדרך לשלוח מעקב בצורה הטובה ביותר, אבל זה תמיד הכי טוב דואר hardcopy גם, במיוחד כאשר הפגישה כללה מספר חברות ועניינים כי יהיה פורמלי מאוחר יותר חוזים הזמנות רכש. שלח עותקים של מכתב סיכום לכל מי שנכח בפגישה או מוזכר במכתב לפי שם, פונקציה או מחלקה.