מערכות תיוק התפתחו במשך השנים מתיק הניירת בקופסאות לתוכנות מתוחכמות שמאחסנות קבצים בצורה אלקטרונית מחוץ לטווח הראייה. למרות שאתה יכול לבחור מגוון היום, כל מערכות תיוק לשתף אחד המטרה העיקרית: ניהול רשומות יעיל. עם מגוון מערכות תיוק זמין, חשוב לשקול את המאפיינים של כל אחד לבחור את המתאים ביותר. מערכות הקבצים הנפוצות ביותר הן קלות ליישום והן מספקות אמצעי לניהול קבצים יעיל.
תיוק אלפביתי
הגשת אלפביתי היא מערכת תיוק הנפוצה ביותר עבור פחות מ -5,000 רשומות. הגשת לפי סדר אלפביתי היא מערכת שבה אתה מסדר קבצים לפי שמות של אנשים, עסקים, מוסדות, סוכנויות, נושאים, נושאים או מיקומים גיאוגרפיים על פי סדר המילון. מערכת זו יעילה עבור הלקוח או שם הלקוח קבצים. אם הגשת נושאים, השתמש באינדקס יחסי. המדד הוא רשימה בסדר אלפביתי של שמות הנושאים שנבחרו לייצג כל נושא. הפנה את האינדקס היחסי כדי לברר איזה שם נושא להגיש את הרשומה.
תיוק מספרי
בהגדרת מערכת תיוק מספרת, ארגן קבצים בסדר רציף באמצעות המספרים ישירות מתוך הרשומה או מספר שהוקצה. רוב המערכות משתמשות באינדקס כדי לאחזר את הקבצים. מערכת תיוק המספרי מגדילה את הפרודוקטיביות בשל מהירות מוגברת של הגשת ואיתור קובץ.הוא גם מספק זיהוי מדויק ומאפשר סודיות רבה יותר. הוא מסוגל להרחבות אינסופיות ואתה יכול להשתמש בו יותר מ -5,000 רשומות, בניגוד למערכות תיוק אלפביתיות.
תיוק אלפא-מספרי
אלפא נומרי הגשת משתמשת שילוב של שמות ומספרים. אתה בדרך כלל להשתמש בסוג זה של מערכת תיוק עם שמות נושא ומספרים. סדר קבצים לפי חטיבות אלפביתיות או כותרת הנושא, ולאחר מכן לפי מספר הקטגוריה. יש להשתמש במדד יחסי עבור קבצים אלפא נומריים. האינדקס יציג את מספר הקודים שהוקצו לכל חלוקה אלפביתית.
מערכות תיוק נטולות נייר
מערכות תיוק ללא נייר הופכות נפוצים עבור עסקים רבים ובתים. זה פותר את הצורך שטח אחסון פיזי ואת הבעיה של מידע אבוד או שלא במקומו. מערכת תיוק ללא נייר מאפשרת גישה משותפת במחלקות מרובות. למרות גישה משותפת מספק גישה לפי דרישה רשומות, אתה יכול להגדיר את זכויות המשתמש כדי להציג, לערוך, ליצור או למחוק קבצים כדי לשלוט בגישה. סוגי מערכות תיוק ללא נייר כוללים תוכנות פשוטות, שרתי מסמכים ומערכות לניהול מסמכים.
