ארגון הקבצים משפר את זרימת העבודה עבור העסק או המשרד האישי. מערכות תיוק רבות קיימות כדי לענות על הצרכים וההעדפות השונות. פורמטים סטנדרטיים תיוק כל נופל לתוך אחת משלוש קטגוריות רחבות: נושא, מספריים אלפאנומריים. עובדי Office משתמשים בשיטה אלפאנומרית כאשר הקבצים חייבים להכיל מילים ומספרים.
כיצד לארגן קבצים
לקבצים אלפאנומריים תהיה תווית המכילה מילים ומספרים. שילוב זה יכול לכלול שם ומספר טלפון או מספר לקוח. חברות או אנשים עם מעט תיקיות קבצים יכול לארגן באמצעות שמות. מספר גדול של קבצים ידרוש הזמנה מספריים כמו עובדים נוטים למצוא את הקובץ באמצעות מספר קוד.
שימוש בתיעוד אלפאנומרי
ודא שכל מספר קוד חל רק על קובץ אחד. ארגן את הקבצים בסדר מספרי. השתמש גומי להקות או חוצצים כדי צרור קבצים לתוך ערימות של עשרות או מאות בהתאם למספר הכולל של קבצים כדי להפוך מספר מסוים קל יותר למצוא.
