החברות שומרות על מערכות מלאי באמצעות מערכות מלאי תקופתיות או נצחיות. מערכת המלאי הנצחית שומרת על יתרת מלאי בזמן אמת. מערכת המלאי התקופתי מעדכנת את יתרת המלאי רק לאחר ספירה פיזית. מערכות מלאי נצחיות דורשות ספירת מלאי פיזית שתעשה מדי שנה, בעוד מערכת מלאי תקופתי מבצעת ספירת מלאי פיזי לעתים קרובות יותר. עבור שתי המערכות, ההפרש בין ספירת המלאי הפיזית לבין הכמות המדווחת במערכת המלאי מותאם באמצעות התאמת מלאי.
מלאי פיזי
התאמות מלאי מחייבות ספירת מלאי פיזית, כך שרואה החשבון יכול להשוות אותו למאזן המלאי שנרשם במערכת. כל הפעילות חייבת להיפסק במהלך ספירת מלאי פיזית כדי לשמור על שלמות הספירה. עובדי החברה סופרים ומרשמים ידנית את כל היחידות הכלולות במחסן במהלך המלאי הפיזי.
התאמות מלאי תקופתיות
תחת מערכת המלאי התקופתי, בעל העסק רושם שינוי מלאי כאשר הוא סופרת פיזית את המלאי. הוא משווה את יתרת המלאי הרשומה הנוכחית לספירת המלאי שהוא עשה. ההפרש נרשם כהתאמת מלאי. ערך היומן של התאמת המלאי כולל חיוב על מחיר טובין שנמכרו, זיכוי לרכישה או חיוב או זיכוי למלאי. הבעלים קובע את סכום הרכישות על בסיס הצטברות הרכישות שבוצעו במהלך החודש. סכום המלאי מחושב על בסיס ההפרש שבין ספירת מלאי פיזי לבין יתרת המלאי במערכת. אם סכום המלאי מייצג גידול ביתרת המלאי, החשבון מחויב. אם סכום המלאי מייצג ירידה, החשבון מזוכה. הסכום של עלות המכר נמכר על ידי חישוב המספר הדרוש לאיזון הערך.
התאמות מלאי תמידי
במערכת מלאי תמידי, עסקאות רכישה ומכירה משפיעות על יתרת המלאי במועד העסקה. מלאי הסיום שנרשם במערכת מלאי תמידי תיאורטית צריך להתאים לספירת המלאי הפיזית. רואה החשבון משווה את המלאי הפיזי למאזן מערכת המלאי. רואה החשבון רושם את הפער כהתאמת מלאי. סכום הפער נזקף למחיר הסחורה שנמכר עם החלק האחר של הטעינה. אם ספירת מלאי פיזי מראה איזון גבוה יותר מאשר מערכת המלאי, החייב החייב מלאי מלאי אשראי של סחורה נמכר. אם ספירת המלאי הפיזית מראה איזון נמוך יותר ממערכת המלאי, רואה החשבון מחייב את עלות הסחורה שנמכרה ואת מלאי הזיכויים.
ניתוח מלאי
חלק מההתאמות במלאי מתרחשות כתוצאה מפעילות עסקית רגילה, כגון תקלות במלאי או שגיאות בהזנת נתונים. רואה החשבון צריך לנתח התאמות המלאי גדול כדי לקבוע מדוע התאמות גדולות מתרחשות. שגיאות תכופות בהזנת נתונים דורשות הסבה מחדש או אחריות לשינוי מבני. התאמות מלאי גדולות לא מוסברות עשויות להיות תוצאה של גניבה, דבר המעיד על כך שצרכי האבטחה צריכים לעלות.
