ישנם ארבעה שלבים בסיסיים של חשבונאות: הקלטה, סיווג, סיכום ופירוש נתונים כספיים. תקשורת לא יכולה להיחשב רשמית אחד השלבים החשבונאיים, אבל זה צעד מכריע גם כן. כל המידע החשבונאי צריך להיות מועבר כראוי לצדדים המתאימים לאחר ניתוח. יש להכין ולהפיץ דוחות חשבונאיים, ולכלול את דוח הרווח וההפסד הבסיסי וכן מידע נוסף, כולל יחסים חשבונאיים, דיאגרמות, גרפים ודוחות זרימת כספים.
הקלטה
הקלטה היא שלב בסיסי של חשבונאות זה ידוע גם הנהלת חשבונות. בשלב זה, כל העסקאות הפיננסיות נרשמות בצורה שיטתית וכרונולוגית בספרים או במאגרים המתאימים. רשמים חשבונאיים הם המסמכים והספרים הכרוכים בהכנת הדוחות הכספיים. רשמים חשבונאיים כוללים רשומות של נכסים, התחייבויות, ספרי חשבונות, כתבי עת ומסמכים תומכים אחרים כגון חשבוניות ובדיקות.
מסווג
שלב הסיווג של חשבונאות כולל מיון וקיבוץ פריטים דומים תחת השם המיועד, קטגוריה או חשבון. שלב זה משתמש בניתוח שיטתי של נתונים מוקלטים בהם כל העסקאות מקובצות במקום אחד. לדוגמה, "הוצאות נסיעה" עשויות להיות קטגוריית רואי חשבון המשמשים לסיווג הוצאות הנוגעות לנסיעת החברה. המונח "ספר חשבונות" מתייחס לספר שבו נרשמות הסיווגים.
סיכום
שלב מסכם של חשבונאות כרוך סיכום הנתונים לאחר כל תקופה חשבונאית, כגון חודש, רבעון או שנה. הנתונים חייבים להיות מוצגים באופן שקל להבין ולהשתמש בו הן על ידי משתמשים חיצוניים והן פנימיים בדוחות הכספיים. גרפים ורכיבים חזותיים אחרים משמשים לעתים קרובות כדי להשלים את נתוני הטקסט.
פירוש
שלב הפרשנות של התהליך החשבונאי בנושא ניתוח נתונים פיננסיים, והוא כלי קריטי לקבלת החלטות. פונקציה זו מפרשת את הנתונים הרשומים באופן המאפשר למשתמשי קצה לבצע פסקי דין משמעותיים לגבי התנאים הפיננסיים של חשבון עסקי או אישי וכן על רווחיות הפעילות העסקית. נתונים אלה משמשים להכנת תוכניות עתידיות ופוליסות מסגרת לביצוע תוכניות פיננסיות.
