עסקים וארגונים תלויים בקווי תקשורת הנשארים פתוחים ונשארים אמינים בין חלקים שונים לבין חטיבות. ללא היכולת לתקשר בצורה יעילה, פונקציות החברה מתחילים להתפרק מהר. עם זאת, כולם לתקשר את הדרך שלהם באותו זמן מוביל גם לתוהו ובוהו. זה המקום שבו במקום העבודה פרוטוקולים נכנסים לשחק.
פרוטוקולים מוגדרים
במילים פשוטות, הפרוטוקולים הם כללים פנימיים שחברי הארגון נדרשים לעקוב אחריהם ולהשתמש בהם. על ידי ביצוע פעילויות ממוקדות בטוח מטופלים תחת פרוטוקולים, הארגון מבטיח עקביות והתאמה בכל רמה. החיסרון, לעומת זאת, הוא כי יותר מדי פרוטוקולים להוביל יתירות, ביורוקרטיה, גרוע יותר, עיכובים מיותרים. זה עובד נגד ארגון מנסה להיות זריז וגמיש. שבץ איזון בין התאמה לבין היענות.
קשר אלקטרוני
כדי להוסיף את האתגר של ניהול איך אנשים באותו הארגון לתקשר, שיטות אלקטרוניות ממוחשבות יש מסובך את הבעיה. מהירות התקשורת האלקטרונית גורמת לעתים קרובות לבעיות לקרות מהר יותר ולהפיץ עוד יותר כאשר טעויות נעשות. טלפונים חכמים, דואר אלקטרוני, הודעות מיידיות וקובצי מחשב רק מוסיפים להמולה של תקשורת.
תקשורת כתובה
הודעות בכתב, המסורתי ביותר של שיטות תקשורת עסקית, הם סטנדרטיים בקלות על ידי ארגונים, כך שניתן לנתב כראוי כראוי כראוי כראוי. זה נעשה על ידי בחירת שיטות שונות עבור רמות שונות של חשיבות. הודעות דוא"ל, הערות ומסרים בסיסיים ניתן להשתמש עבור תקשורת יומי. מזכירים ומכתבים על נייר מכתבים של החברה נוכחים בסוגיות תקשורתיות באופן רשמי יותר. שמור ניירות בנושא דוחות לדיונים מדיניות ומאמצים חשובים קבלת ההחלטות.
הודעות אלקטרוניות
הבעיה עם הודעות דוא"ל, הודעות מיידיות והאינטרנט היא כי ארגונים לעתים קרובות לאבד שליטה על המסר ואת הקהל שלה מהר מאוד. ארגונים מוגשים היטב על ידי צוות הדרכה שוטף על הסיכונים ועל הסכנות של תקשורת אלקטרונית, שמירה על כלים אלה היומי, תקשורת קבוע צוות הדרכה על הבנה כיצד לטאטא באופן קבוע תקשורת ישנים לשמור רק מידע חשוב. לעתים קרובות מדי, אנשים משתמשים בכלים אלה להודעות מטופשות או אישיות. התוצאות יכולות לנוע בין מביך רציני אם אלה קבצים מאוחר יותר לקבל לתחייה בתביעות או בעניינים משפטיים.
כללי כתיבה
במסגרת הפרוטוקולים, ארגונים נהנים גם מוודאות שכל תקשורת תפעל לפי כללי שימוש ברורים. משמעות הדבר היא לוודא הצוות מבין כיצד לתקשר כראוי בכתב. מהיר, ראשי תיבות techy, כגון LOL, WTB, WU, LTR וכן הלאה, אינם שייכים כתבים מקצועיים. הצוות צריך להבין שהם צריכים לתקשר בשפה נכונה כי במקומות פרמיה על איות ודקדוק.
תקשורת מילולית
פרוטוקולים לתקשורת מילולית יכולים להיות מיושמים באופן דומה למסמכים כתובים. יש לקיים רמות למפגשים מילוליים, כולל דיון מזדמן, פגישות רשמיות, פגישות היררכיות וקביעת מדיניות / אינטראקציות קבלת החלטות. כל אחד מאנשי הקשר האלה צריך להיות ציפייה מובנת של איך לתקשר, כמה זמן וכיצד לעבד תגובות והחלטות. כשלון לעשות זאת בעסק לעיתים קרובות גורם אינטראקציה אד הוק, אשר, בעוד נוח בקבוצות קטנות, מתחיל לגרום לבעיות כמו ארגונים לגדול.
