המתקשרים יכולים להשאיר הודעות בדואר הקולי שלך מסיבות שונות. חלק מההודעות עשויות להיות תזכורות ידידותיות למידע עסקי חשוב ולאנשי קשר. הדברים שאתה אומר על ההודעה הקולית שלך, בין אם זה דואר קולי אישי או דואר קולי עסקי, יהיה תפקיד חשוב באיזה סוג מידע אתה מקבל בחזרה מן המתקשרים. יש כמה מידע בסיסי אתה תמיד צריך לכלול על הדואר הקולי שלך.
הודעה יוצאת
הדבר הראשון שאתה צריך לעשות בהשארת הודעה יוצאת היא לזהות את השם שלך, הארגון ומספר הטלפון. הדבר השני שאתה צריך לעשות הוא כתובת לך זמינות. לדוגמה, ייתכן שתרצה לומר שאתה לא זמין ולתת את הזמן ואת היום אתה תהיה בחזרה. לבסוף, פרט את סוג המידע שברצונך לחזור על הדואר הקולי, כגון שם, חברה, מספר ואולי הודעה. דואר קולי יוצא דופן יכול להישמע כך: "אני בוב סמית 'עם סמפסון, ב 555-5555555. אני לא יהיה זמין עד השעה 4 היום, אבל בבקשה להשאיר את השם שלך, החברה ומספר ואני אחזיר את שיחת הטלפון שלך מיד. תודה. "זכור להיות קצר ולתת הוראות ברורות, תמציתיות למתקשר.
הימנע בעיות
המתקשרים יכולים לפעמים להתקשר למספרים לא נכונים. על ידי ציון השם, הארגון ומספר הטלפון שלך בהודעה היוצאת, לעתים קרובות תוכל לקבל הודעות שאינן מיועדות עבורך. על ידי ציון מידע זה, אתה מוודא שהמתקשר יודע שהם הגיעו לאדם הנכון או חייג את המספר הנכון. אתה יכול או לא רוצה לעודד את המתקשר להשאיר הודעה. אם אתה לא מעודד אותם להשאיר הודעה, זה יהיה קשה לך לשפוט את החשיבות של שיחת הטלפון. אם אתה מקבל הודעות דואר קולי רבות, הודעות אלה חשובות כדי לקבוע אילו שיחות טלפון לחזור מיד וכיצד להתכונן לשיחת הטלפון לחזור. אם אתה מעודד הודעות, עליך לבקש מהמתקשר להיות קצר או לסכם את ההודעה. הודעות קוליות עם הסברים הודעה ארוכה יכול להיות מסורבל או לא יכול להיות נחוץ, ובכך לבזבז את הזמן שלך.
הוסף דואר אלקטרוני, מדיה חברתית
בגלל כל כך הרבה מידע משותף באמצעות מדיה חברתית, אתה כנראה צריך לשקול הוספת פרטים ליצירת קשר מקוון ההודעה היוצאת שלך. האתגר ביציאה מאנשי תקשורת חברתיים הוא מקבל את המתקשר להבין היכן להשאיר אותו. זה עשוי לדרוש ממך לאיית את שמך ולא להניח כי המתקשר יודע. אם אתה רוצה שהמתקשר יעזוב הודעה בכתובת הדואר האלקטרוני שלך, ייתכן שתרצה לומר "תוכל להשאיר לי כתובת דואר אלקטרוני ב- Bob Smith בסמפסון דוט קום", או "אתה יכול להשאיר הודעה ב bobsmith ב סמפסון דוט קום. "השתמש בשיפוט הטוב ביותר שלך אבל לאיית את שמך ואת שם החברה שלך נותן המתקשר את הזריקה הטובה ביותר לקבל את המידע הנכון. זה לא רעיון טוב להזכיר כתובות URL, כגון לפייסבוק או לצפצף, כי אלה יכולים להיות מבלבלים. אם אתה מרגיש אלה הם המקומות הטובים ביותר להשאיר לך הודעות, אומר על ההודעה היוצאת שלך, "אתה יכול גם להשאיר לי הודעה בדף שלי בפייסבוק."
