מכתבים עסקיים כועסים נכתבים על ידי צרכנים ממורמרים או עובדים המחפשים סוג כלשהו של שינוי או תגמול כספי. חלק הארי של מכתב זועם, המכונה בדרך כלל מכתב תלונה, כרוך בסקירה של עובדות ואירועים המביאים אי שביעות רצון. אם כותב המכתב רוצה באמת לעסוק בחברה בשיחה קונסטרוקטיבית, המכתב חייב להישאר מקצועי לאורך כל הדרך.
השתמש בדוחות עובדתיים
לשים עובדות במכתב, לא הנחות או דעות. המדינה מה יצר תסכול, כעס או מצוקה. השתמש בעובדות המתארות את הפרטים של מה שהתרחש בסדר כרונולוגי. תוך ציון העובדות, לא להקנות דעות או רגשות. המכתב הוא מקצועי יותר, ולכן יעיל יותר, עם רגשות נותרו כמה שיותר.
לדוגמה, "יש תשלום על חשבון התעופה שלי עבור שלוש שקיות שנבדקו.הכרטיס שלי מציין רק תיק אחד שנבדקו." הצהרות אלה הן עובדתיות משום שהן ניתנות להוכחה בתיעוד של החשבון והכרטיס.
לאחר שנאמרו העובדות, להסביר מדוע זה כעס עורר ותסכול. להימנע משיחות שם, ניבולי פה והצהרות מאשימות. לדוגמה, "אתה גונב את הכסף שלי עם אלה חיובים בלתי חוקיים," רק מגביר את הבעיה. הוכחת גניבה היא הרבה יותר קשה מאשר לבקש חברה לקבל אחריות על טעות באופן אוטומטי מעמיד את החברה על הגנה.
ברור ומדויק
לבעלי עסקים, למנהלים ולמחלקות שירות לקוחות אין זמן לקרוא רומן. למרות שחשוב לוודא שהעובדות הרלוונטיות מועברות, שמירה על דברים ברורים ותמציתיים מעסיקה את הקורא. חשוב על מכתב התלונה כסיכום של ניסוי מדעי; יש הרבה מידע שנכנס לניסוי זה מסכם בקצרה עם מסקנה מסובכת בסוף. מכתב תלונה עושה את אותו הדבר כדי לסכם את העובדות המדינה המצוקה הרגשית הסתיימה.
דוגמה לאופן שבו נאמר את הכעס שלך היא: "אני בטוח שאתה יכול להעריך את התסכול שחוויתי כאשר הבנו מה קורה". גישה זו חותרת לתגובה אמפתית יותר מאשר להגנה.
בקשה לפעולה
מעט מאוד אנשים כותבים מכתב רק כדי לפרוק; פעולה ורזולוציה הם בדרך כלל מטרות הסוף. לדוגמה, עובד שיש לו בעיה עם הערות גנאי של עמית לעבודה סביר להניח רוצה לראות שינויים במדיניות החברה פרוטוקול משמעתי. דוגמה של מכתב הצרכן עשוי להיות כאשר אורח המלון הוא טעונה בטעות עבור השירותים השונים; החזר מהיר הוא התוצאה המיועדת.
רצונות אלה ואת הבקשה לפעולה מצוין בבירור בסוף הגוף הראשי ממש לפני הסגירה. כמה אותיות גם המדינה הרצוי הרצאות בתחילת האות ואז לחזור עליהם בסוף. שמור על בקשות פעולה מנומסות ותמציתיות כמו שאר המכתב. הפוך את הרזולוציה הרצויה כך הקורא מבין את הציפיות - זה לא מבטיח שום דבר, אבל זה מתחיל את השיחה.
לדוגמה, "בהתבסס על העובדות שצוינו למעלה, ספק החזר מלא של כל החיובים השגויים במהלך שני ימי העסקים הבאים". הקורא יודע מה אתה רוצה.
סגירת נעילה ופרטים ליצירת קשר
סגור את המכתב על ידי תודה לקורא על שהקדשת זמן לסקור הכל ולהבין את הרגשות המעורבים. השתמש בסגירה רגילה כגון "תודה" או "דרישת שלום", ולאחר מכן את השם המודפס ופרטים ליצירת קשר. הגהה את המכתב עבור שגיאות כתיב ודקדוק, ולראות ישר על הטון כדי להבטיח שהוא נשאר מקצועי.
שים לב למארזים עם האות על ידי הקלדת "מארזים", תחת פרטי הקשר המפרידים בין שני הבלוקים בחלל הקו. מארזים רלוונטיים כוללים קבלות, התכתבויות, תמונות או כל ראיה מודפסת אחרת שתומכת במקרה שלך.
