אחת הדרכים לעמותה או לסוכנות ממשלתית להעריך את תוכניותיה היא לבחון את התוצאה: כמה התוכנית הפחיתה את העוני, האכילה את הרעבים או ריפאה את החולים. השני הוא להסתכל על התהליך. הערכת התהליך מזהה את החלקים של תוכנית שעבדה ואת הבעיות שבהן נתקלה התוכנית. אפילו תוכנית עם תוצאה טובה עשויה להיות פגומה תהליכים.
סביבת התוכנית
הערכת תהליכים בוחנת את הסביבה בה פועלת התוכנית. נניח שמטרת התוכנית היא ללמד אוריינות לעולים. ההערכה בוחנת את הרכב אוכלוסיית היעד - גזע, מין, גיל, תרבות וגורמים אחרים. זה יכול לגלות אם התוכנית עשויה לעשות טוב יותר - או גרוע מזה - בסביבת הפעלה אחרת. אם סביבת התוכנית היא ייחודית או נדירה, אז שכפול תוצאות מוצלחות לא יכול להיות אפשרי.
מתן ערכים
כדי להעריך תהליך, ערכים ללא מטרות רווח צריכים. כמה עולים למדו בכיתה אוריינות, כמה חסרי בית אכלו במטבח המרק, כמה קשישים קיבלו ייעוץ משפטי חינם. הערכות יכולות גם להסתכל על ערכים כהים יותר, כגון כמה אנשים נשרו. שתי תוכניות עם תוצאות מאכזבות זהים יכול להיראות שונה ברגע שאתה crunch את המספרים. תוכנית טיפול תרופתי עם שיעור נשירה גבוה עשוי להיות בעיות שונות מאשר תוכנית שמעולם לא היו אנשים רבים להשתתף.
בדיקת מציאות
תוכנית עשויה להיראות נהדר על הנייר, אבל לא כל כך גדול בעולם האמיתי. אחד המאפיינים של הערכת תהליכים הוא שהם מודדים את ההבדל בין התוכנית לבין המציאות. זה יכול לכלול אם התוכנית הצליחה יותר מהצפוי, בין אם היא עמדה בכל המועדים ומועדי הפירעון, ובין אם היא מיצתה את המשאבים הזמינים. אם בעיות בלתי צפויות עלו, הערכת הפרויקט מזהה ומסביר אותם, ומה משנה את מלכ"ר עשה כדי להתמודד עם הבעיות.
פעולות פנימיות
הערכות תהליך מתבוננות לעיתים קרובות בפעולות הפנימיות של התוכנית. לדוגמה, הוא עשוי לשאול את אנשי הצוות והמתנדבים ללא כוונת רווח על מה הם חשבו על התוכנית ואם הם נתנו לה את מלוא תמיכתם. שאלות נוספות להערכה הן אם צוות התוכנית עבד טוב ביחד ואם כל המעורבים מתקשרים ביעילות. כמו כן כדאי להעריך אם צוות הניהול של המלכ"ר עזר או הפריע לפרויקט. אם השחקנים המרכזיים אכפת, למשל, מי מקבל אשראי יותר מאשר תוצאה מוצלחת, זה יכול לשבש את הביצועים של הפרויקט.
