עונתיות, ציפיות שירות 24 שעות ויכולת להסתגל לסביבה המשתנה ללא הרף עושה זרימות עבודה מאורגנות חיוני לפעולות המלון יעיל. למרות שפעולות העבודה יזרמו לעיתים ברצף חלק, במהלך זמנים עמוסים, אותן פעילויות עשויות לחפוף. זה עושה מערכת תקשורת יעילה חלק חשוב של הכללים, מסלולים ותפקידים להיכנס לתהליך עבודה מאורגן במלון.
לתכנן את זרימת העבודה
יצירת דיאגרמת זרימת עבודה אנכית המזהה כל מחלקה או אזור ומציגה את רצף המשימות באמצעות תיבות טקסט, חיבור חצים ומספרים כדי לזהות את כיוון זרימת העבודה. עבור מלון קטן, אלה עשויים לכלול לקוחות, את דלפק הקבלה ואת מחלקת משק הבית. לדוגמה, התרשים ישבור את הזמנת החדר לכל אחד מהשלבים המרכיבים אותו: אורח מבצע הזמנה, מקבל אישור ומגיע לדלפק הקבלה, שם עובדים בשירות הקבלה מעבדים את הצ'ק אין. כאשר האורח בודק, דלפק הקבלה מעבד את הקופה ומודיע למשקי הבית.
ניתוח משימות
בסביבת העבודה של המלון, יש פעמים כאשר משימות ואחריות חייב להיות חופף. באמצעות דיאגרמת זרימת עבודה כנקודת התייחסות, לנתח משימות שבוצעו במהלך כל משמרת כדי לחזות טוב יותר צרכי האיוש. לדוגמה, עובדי דלפק הקבלה של המשמרת השלישית עשויים להיות מסוגלים להתמודד עם חובות ביתיות קלות ומשימות ניהוליות נוספות כגון עדכון מסד הנתונים של ההזמנה או מענה לאימיילים. זה עשוי לבטל את הצורך לתזמן ניהול משק הבית ולפנות את הזמן עבור עובדים משמרת ראשונה ושנייה.
תזמון עובדים
גם תזמון העובד וגם מועדי המשימה חייבים להיות גמישים. לדוגמה, אם זמן הצ'ק-אין הרגיל שלכם הוא בצהריים, ניהול משק הבית חייב להיות נקי ומוכן עד אז. עם זאת, יהיה עליך להתאים לוחות זמנים או לשכור עובדים זמניים בשעות עסוק. כך גם לגבי אנשי דלפק הקבלה. אם אתה בדרך כלל מתזמן שני אנשים במהלך היום ואדם אחד במהלך הלילה, ייתכן שתצטרך להתאים לוחות זמנים לעבודה - לפעמים עם הודעה מוקדמת קטנה - כדי לספק כיסוי חפיפה בשעות עמוסות.
תכנון תקשורת
תוכנית תקשורת טובה חיונית לתהליך עבודה מאורגן במלון. עיין בתרשים זרימת העבודה וזיהה נקודות תקשורת קריטיות. דוגמאות כוללות מפגשי שינוי-משמרת, נהלי שיחה, טיפולי חירום בבית, ונהלים לעדכון רכישות מקריות שאורחים מבצעים במהלך שהותם. לדוגמה, עובדי משק בית חייבים ליידע את דלפק הקבלה כאשר אורח מסיר פריטים מהמקרר של החדר. כלול נהלים לתקשורת שינויים זרימת עבודה כדי לוודא שום דבר הוא overlooked. זה עשוי גם דורשים רכישת ציוד נוסף כגון מכשירי רדיו דו כיוונית או טלפונים סלולריים עבור עובדים על שיחה.
