לחברה יש בעיות רבות, שגם פילנתרופים וגם ארגונים ללא כוונת רווח מבקשים להתגבר עליהם. עם משאבים מוגבלים, המממנים רוצים להבטיח כי התוכניות שלהם יש השפעה חיובית מקסימלית על הקהילה נתון, כך השם של הפונדקאי מזוהה עם תוכנית מוצלחת, ולא אחד נכשל. בעוד לכאורה קר בוטה, הערכות להבטיח כי המקסימום משאבים ללכת למי צריך אותם.
ניצול משאבים
הערכה המבוססת על תוצאות מתמקדת אם הארגון או התכנית מצליחים. תוצאות המבוססות על תוצאות לעיתים קרובות מופיעות בעת הערכת ארגונים ללא כוונת רווח כיוון שלמגייסים יש משאבים מוגבלים וצרכים קהילתיים הולכים וגדלים. ארגונים שמייצרים תוצאות צריכים לקבל מימון מתמשך, בעוד שארגונים שאינם מניבים תוצאות מפיקים משאבים מארגונים שיש להם פוטנציאל להציג תוצאות נוספות עם מימון גדול יותר. בהערכת הארגון, על המממן לשקול את היעד של הפילנתרופיה של הארגון ותוצאות סבירות לתוכניות הארגון. לאחר מכן, המממנים יכולים להעריך באופן אמפירי אם התוכנית פועלת.
בדיקת תהליכים
חלק מהארגונים מתפקדים כראוי, אך עדיין אינם מניבים תוצאות בגלל מחסור במימון או במחסום אחר. בחינת התהליך שבאמצעותו פונקציות הארגון יכולה לסייע למממנים להחליט אם הארגון צריך לקבל סיוע.
יעוץ
כמה מממנים יכולים לספק ייעוץ לארגון לגבי תהליכים שונים. לדוגמה, אם צוותי הארגון עובדים יותר מדי על מוקד טלפוני לשימוש בסמים ולא מספיק עובדים במקום אחר עם שימוש בסמים גדול יותר הלקוח, המממנים יכולים לייעץ כי הארגון להעביר כמה מעובדיו. הערכת התהליך גם מבטיחה כי תהליכי הארגון מבוצעים בצורה נכונה.
שירותים נוספים
ישנם מקרים בהם ארגונים מספקים שירותים נוספים מעל ומעבר לתוצאות הצפויות. המממן צריך להיות מוכן להקליט שירותים נוספים אלה, והוא חייב להחליט כיצד שירותים אלה גורם לתוך ההערכה.
מימון התהליך
הערכה תהליך גם משחק תפקיד כמה הממן יספק לארגון. לפעמים, המממן רק רוצה לממן פעילויות מסוימות בארגון. לפיכך, על המממן להעריך תהליכים ספציפיים ולשקול את ההוצאות שלהם כדי לקבוע כמה צריך ללכת לארגון. כמו כן, ייתכן שהמממנים ירצו להעריך את התהליכים כדי להבטיח שהמממן לא ייקרע, כגון כאשר הארגון מעריך את עלויות הציוד או את ההוצאות האחרות. לעתים קרובות, על הארגון להצדיק את מעשיו בפני המממן.
בכתיבת בקשות למענקים
לפעמים, ארגונים לבצע הערכות משלהם כאשר מחפשים מענקים מממנים פרטיים. הם חייבים לבצע מחקר כדי להוכיח שיש צורך בשירות מסוים והם חייבים לספק מחקר הממחיש כי תוכניות דומות עבדו בעבר. הם חייבים גם לתאר את תהליכי התוכנית כדי להדגים כיצד התוכנית יכולה לעבוד. נהלים אלה הם חלקים סטנדרטיים של כתיבה מענק.
