התכתובת העסקית אינה מפסיקה לאחר חתימת החוזה; ייתכן שיהיה לך כמה הזדמנויות נוספות כדי לדון בעניין באמצעות מכתבים. לדוגמה, אם יש לך חוזה עם אוניברסיטה כפרופסור למסלול קביעות, אז תקבל כמה חתיכות נוספות של התכתבות המתייחסות לחוזה שלך, כגון מתי יתחילו היתרונות שלך ועניינים רבים אחרים שעליך לטפל בהם כאשר אתה מתחיל עבודה. כמפקח, לעתים קרובות אתה יכול לכתוב מכתבים כי לצטט את החוזה המקורי באופן שיזכיר את העובד או הלקוח שבו הוא יכול למצוא את המידע.
תגיד לנמען מה היא צריכה לדעת, ואז למשוך את תשומת הלב שלה לחוזה או את השטח בחוזה המכיל את המידע החיוני. לדוגמה, "ההטבות שלך יחלו שבועיים לאחר תאריך ההתחלה שלך, כפי שמצוין בשורה 5 א בעמוד 2 של החוזה שלך". אתה לא צריך סגנון ציטוט רשמי כגון American Psychological Association (APA) סגנון לצטט את החוזה; פשוט עיין בחוזה הרלוונטי ובמספר הדף.
שקול אם אתה צריך לצטט חלקים של החוזה במקום רק להתייחס אליו. אם החוזה הוא ארוך או מורכב מאוד, אתה צריך לצטט את החלק הרלוונטי ולאחר מכן להסביר על איזה מספר דף ומספר הסעיף נמצא המידע.
תגיד לנמען כי אתה תהיה שמח לספק עותק נוסף של החוזה עבור ההפניה שלו אם הוא איבד את העותק שלו. תן לו את פרטי הקשר שלך, כגון כתובת הדואר האלקטרוני שלך או מספר הטלפון אם יש לו שאלות או רוצה לבקש עותק נוסף של החוזה.
