דוחות חודשיים הם בעלי ערך כרשומה של אירועים ותוצאות במחלקה כתרומה לעסק בכללותו. בחינוך הם גם מספקים מידע שימושי ממחלקות שונות על התקדמות ותוצאות. הם שיא שיכול להיות שנאספו לתוך מסמכים גדולים יותר כדי לספק תצוגה כוללת עבור העסק או המכללה.
כתוב הקדמה על הנושא המציין מדוע אתה מבקש הגשת דוחות חודשיים. הצג סיבות טובות מדוע הם נדרשים ואת התרומה שהם הולכים לעשות את העסק, המכללה או האוניברסיטה כולה.
תאר את היתרונות של הנמענים, כמו רוב האנשים יחשבו על זה כמו עבודה נוספת. דו"ח חודשי יכול להיות הזדמנות לשבח ולהראות היכן הדברים הלכו טוב. זה יכול גם להיות הזדמנות להזכיר תחומים שבהם תמיכה נדרשת או משהו צריך מעקב. זה יכול להיות גם דו"ח על התקדמות של פרויקט מסוים. הדגש את חשיבות הדיווחים לתכנון ומיקוד התודעה של הפרט על מאמצי המחלקה שלו.
תן תאריכים ומועדים לשנה שבה יידרשו הדיווחים החודשיים. להדגיש מדוע הם צריכים להיות בזמן, כפי שהם בדרך כלל תרומה לדוח גדול יותר וזה יכול להתעכב אם הדוחות החודשיים מתעכבים.
לספק תבנית אם אפשרי המכיל את הנקודות העיקריות שאתה רוצה מכוסה בדוח החודשי. זה מקל על המשיבים להשלים וחוסך זמן בכל חודש. הם יכולים לשנות את התבנית במידת הצורך. לחלופין, לתת הנחיות במכתב שלך כדי לסייע לסופרים הדו"ח. מחלקות שונות יספקו מידע שונה - לדוגמה, חלק פיננסי וכמה מכירות - תבניות שונות כל כך ייתכן שיהיה צורך. שאל את הכותב הדוח לרשימת קטגוריות על גיליונות נפרדים.
פיצול כל קטע של המכתב לתוך פסקאות. תן את הסיבות הדו"ח החודשי נדרש בסעיף הראשון. תאר את היתרונות למקבלי השני. תאריכי אזכור ומועדים בפסקה השלישית, או לספק רשימה נפרדת עם התאריכים. הזכר את התבנית או ההנחיות בפסקה הרביעית. כלול הערה של הערכה בפיסקה האחרונה לעזרה של הנמען. להיות תמציתית ונעימה.
טיפים
-
כתיבת מכתב עסקי דורש פורמליים מסוימים. אם אתה מתחיל את המכתב עם שם של מישהו, זה צריך סוף "בכבוד רב". אם אתה מתחיל עם "אדוני היקר או גברתי," זה צריך סוף "שלך בנאמנות". להלן ההמלצה צריכה להיות קו התייחסות או פרט הנושא, במקרה זה "דוחות חודשיים".
אזהרה
כתוב את המכתב כבקשה אבל להיות המשרד כי הדוחות יידרשו בכל חודש.
