כתיבת מכתב העסק למישהו שאתה לא מכיר הוא בדרך כלל לא קשה יותר מאשר כתיבת מכתב למישהו שאתה כבר מכיר. הפורמט של המכתב, עם זאת, עדיין צריך להיות מקצועי לדבוק בסטנדרטים נאותים של נימוסים תקשורת בעסקים. לפני תחילת מכתב העסק, ודא שאתה יודע איך לאיית את שם הנמען כראוי יש את הכותרת הנכונה של האדם ואת כתובת החברה.
התחל את המכתב עם מבוא עסקי מתאים לאדם לא ידוע, כגון "מר סמית היקר" או "גב 'ג'ונסון היקרה", תוך שימוש בשמו הפרטי של האדם. אם המכתב מופנה אל נקבה אשר מצב משפחתי אינו ידוע, השתמש בקידומת "גב ' סיים את ההקדמה עם המעי הגס במקום פסיק אם המכתב הוא רשמי יותר בטבע.
הציגו את עצמכם בפני הנמען מאז לא פגשתם. הסבר מדוע אתה כותב בפסקה הראשונה של המכתב.להעביר בקול מקצועי את מטרת החקירה שלך ואת מה שאתה מבקש של הנמען.
הקלד את האות בפורמט המתאים לעסק. השתמש בפסקאות הנסרקות לצד שמאל של הדף ומנע מחריפות פסקה. הוסף מקום אחד אחרי כל פסקה. סיים את המכתב עם חתימה המתאימה לעסקים כגון "בכבוד רב" או "בברכה".
השתמש בקול מקצועי ואובייקטיבי בגוף המכתב. להישאר ללא דעות מוקדמות וידידותיות תוך כדי מתן כבוד. כלול פתק תודה על זמנו.
