חשבונאות עבור מלאי יכול להיות מסובך עם כללים ספציפיים עבור חיובים וקרדיטים המשפיעים על חשבונות שונים. למרבה המזל, מערכות חשבונאיות ממוחשבות מסייעות בתהליך זה, ומזעור שגיאות תוך ביצוע משימות רבות באופן אוטומטי. הכללים עבור חשבונאות מלאי בארצות הברית כפופים לעקרונות החשבונאות המקובלים, הנקראים גם GAAP.
חשבונות
חברה צריכה להיות בעלת חשבון אחד לפחות עבור מלאי - חשבון נכס עם יתרת חובה רגילה. חברות ייצור עשויות לכלול יותר מחשבון מלאי אחד, כגון מלאי עבודה בתהליך ומלאי מוצרים מוגמרים. חברות מסוימות משתמשות גם בחשבון רכישה (חשבון חיוב) כדי לזהות רכישות מלאי. בתי עסק ומפעלי מסחר רשאים להשתמש בחשבונות בשם עלות טובין שנמכרה או עלות הטובין. בדומה לכל חשבון חיוב, כל החשבונות האלה מוגדלים בחיובים ויורדים על ידי זיכויים.
עליות במלאי
גידול במלאי נובע לעתים קרובות מרכישות. רישום היומן כדי להגדיל את המלאי הוא חיוב על מלאי אשראי במזומן. אם עסק משתמש בחשבון הרכישה, הערך הוא לחייב את חשבון הרכישה ואת יתרת המזומן. בתום תקופה, חשבון הרכישה מתרוקן והיתרה נכנסת למלאי. עליות יכול להיות גם בשל תשואות המכירות ובמצב זה, רישום היומן המלאי הוא לחייב מלאי אשראי עלות של טובין שנמכרו. לעתים קרובות, חשבון מלאי נפרד עבור סחורות מוחזרים משמש - מלבד המלאי הרגיל.
ירידה במלאי
מלאי יורד עם המכירות. כניסה של מלאי היא לחייב / להגדיל את עלות הטובין שנמכרו ואת מלאי / הקטנת מלאי. במקום לעשות את זה היומן כניסה, כמה חברות לחשב את עלות הסחורות שנמכרו על סמך מלאי המלאי בסוף התקופה. יצוין כי הנחות במכירות אינן משפיעות על חשבונות מלאי - כל הנחה מוכרת כחלק ממכירות / מזומן או מכירות / חשבונות חייבים בלבד.
התאמות
חשבונות מלאי יכול להיות מותאם עבור הפסדים או תיקונים לאחר ספירה מלאי פיזי. רואי חשבון עשויים להקטין את ערך המלאי עבור התיישנות, למשל. רישום היומן כדי להפחית את יתרת המלאי הוא מלאי אשראי לחייב הוצאה, כגון הפסד עבור ירידה בערך שוק הערך. התאמות להגדלת המלאי כרוכות בחיוב למלאי ובאשראי לחשבון המתייחס לסיבת ההתאמה. לדוגמה, האשראי יכול ללכת לעבר חשבונות זכאים או במזומן, אם ההתאמה מתייחסת רכישות לא מוכר בספרים.
