ב "שמירה על ספרים: חשבונאות בסיסית חשבונאות עבור עסקים קטנים מוצלח, מהדורה השביעית," לינדה פינסון מגדיר חשבונות לתשלום חובות אלה כי חייב על ידי החברה לנושים עבור מוצרים שנרכשו או השירותים שניתנו.החברות להקצות את האחריות של תשלומי תשלומים לחברים של צוות חשבונאית או צוות ייעודי חשבונות לתשלום.צוות ייעודי חשבונות payable מעסיקה סטנדרטי של נהלים עיבוד.הליכים אלה למזער את עלות תקורה תוך למקסם יחסי הספק.
משמעות
הונאות, מעילות וטעויות בעיבוד יכולות להרוס עסק. זה קריטי ליישם נהלי בקרה כדי להקטין את הסיכון. כמה פקדים נפוצים ויעילים כוללים: הפרדת חובות כדי להפחית את הסיכון של מעילה; פונקציות רכש פורמליות וקווים מנחים על מנת להקטין את הסיכון למעילות, חשבוניות מטעות ושגיאות; השני החותם דולר סף כמות כדי להקטין את הסיכון של מעילות וטעויות; ואת מספר חשבונית שיטתית אימות כדי להקטין את הסיכון של שגיאות תשלום כפולות.
ספקים
הנושים מתווספים למסד הנתונים של החברה כספק. משימה זו מוקצה בדרך כלל לפקיד חשבונות לפקיד או לפקיד כספים שאין לו את היכולת ליצור תשלומים.
כדי להבטיח את התשלומים נוצרים במועד, ספקים מעודדים לעבוד עם צוות חשבונות זכאים כדי לטפל בבעיות חשבונית. יצירת קשר עם סוכני הרכש או מחלקת ההזמנה תוסיף עיכובים לאיתור או לפתרון חשבוניות שלא שולמו או בתשלום חלקי.
פונקציה
ספקים נדרשים לשלוח חשבוניות ישירות למחלקת חשבונות זכאים. החשבונית חותמת בזמן ושעון העיבוד מתחיל. אם נוצר הזמנת רכש לרכישת טובין או שירותים, החשבונית תואמת את הזמנת הרכש ואת הוכחת הקבלה. מרי ס. שפר עוסקת בתהליך "התאמה תלת-כיוונית" בספר "חשבונות לתשלום: מדריך להפעלת מחלקה יעילה".
אם הרכישה נעשתה ללא הזמנת רכש היא חייבת לעמוד בהנחיות שנקבעו על ידי החברה. אם ההנחיות מתקיימות, החשבונית מועברת למחלקת ההזמנות לאישור וקידוד מתאים.
נהלי תשלומים
אנליסטים חשבונות זכאים מורשה לייצר תשלומים. האנליסט עובד בחריצות כדי לעבד חשבוניות במועד כדי להבטיח כי הם שילמו מיד והנחות נלקחים במידת האפשר. שתי מטרות אלה גורמים הזדמנויות לשלוט עלות תקורה. זה חשוב במיוחד שבו סוכנויות ממשלתיות נענשים על תשלומים מאוחרים.
תשלומים אלקטרוניים הם עוד כלי חיסכון בעלויות. זה מקטין את עלות בדיקות נייר וממזער הונאה לבדוק או מעילה. אם יש צורך להוציא תשלום חלקי או דחיית תשלום, חשבונות לתשלום מסמכים אנליסטים ומסביר את הנסיבות.
ביקורת פנימית
אנליסט חשבונות זכאים מבטיח כי תשלומים משולמים על פי מדיניות החברה. צוות הביקורת הפנימית של החברה יסקור באופן סלקטיבי את תוצאות עבודתו של המטפל על ידי בקשת התיעוד עבור קבוצה נבחרת של חשבוניות. המבקר יסקור את התיעוד על מנת להבטיח כי נהלי בקרה היו במקום ופעל כראוי. תהליכי בקרה לא מספיקים גורמים להפסדים בלתי צפויים. נדרשים זמן ועלות נוספים כדי לשחזר הפסדים כאלה.
