עסקים היום יש מזל שיש כלים רבים זמינים כדי לעזור להקל על תקשורת יעילה. החל מיישומי העברת הודעות ועד שיחות וידאו ופלטפורמות של שיתוף פעולה מקוון, אין מחסור בדרכים לתקשר עם עמיתים, לקוחות, שותפים ובעלי עניין עסקיים. אמנם יש כמה מערכות תקשורת שונות עסקים יכולים לשלב את התהליכים היומיומיים שלהם, את האיכויות של תקשורת יעילה נדרשים עדיין לא משנה באיזו פלטפורמה נמצא בשימוש.
האזינו בקפידה לשיחה
הקשבה היא מרכיב מפתח הדרוש לתקשורת יעילה. בעסקים, חשוב לתרגל הקשבה אקטיבית, כלומר לעשות מאמץ לשמוע ולהבין מה שמישהו אומר לך. אם עמית מדבר איתך על בעיה עם לקוח, חשוב להבין את הפרטים לפני לקפוץ עם פתרון.
אנשים לא אוהבים לשוחח עם מישהו שלא לוקח את הזמן להקשיב למה שיש להם להגיד. כדי להציג את עמיתך שאתה מבצע רישום פעיל, תוכל לחזור על חלקים מהשיחה שלהם או להדפיסם מחדש כדי להדגים את ההבנה שלך לגבי המצב עם הלקוח. לשאול שאלות כדי לקבל הבהרה של הפרטים היא גם דרך להקשיב באופן פעיל ולקבל הבנה מקיפה של התמונה הגדולה.
דע את הקהל שלך
שינוי ההודעה מבוסס על הקהל הוא קריטריונים לתקשורת יעילה. מה שיש לך לומר לאדם אחד לא יהיה נכון עבור אחר מבוסס על תפקידם בארגון ואת הידע שלהם בנושא. כדי להעביר את המסר שלך באופן יעיל, עליך לשנות את השפה, הטון והמדיה שלך, כך שזה מתאים לקהל שלך.
לדוגמה, האופן שבו אתה מדבר עם מנהל בארגון שלך עשוי להיות שונה מהדרך שבה אתה מדבר עם עמית, גם אם התוכן של ההודעה שלך זהה. יש אנשים שמשתמשים בשפה רשמית יותר עם הממונים תוך שימוש בשפה עסקית מזדמנים עם עמיתים. התרבות של החברה שלך ישפיע גם על הדרך בה אתה מתקשר עם בעלי עניין פנימיים וחיצוניים.
להיות תמציתית, שלמה ונכונה
מתן תקשורת תמציתית ועד לנקודה מסייעת להימנע מחזרה ותסכול. על ידי הסרת פרטים מיותרים מן התקשורת, אתה יכול להפחית את הסיכויים של אי הבנה. בימים אלה, תשומת הלב של אנשים הם קצרים, כך מקבל את המסר שלך תוך עשר דקות הוא יעיל יותר מאשר לוקח 30 דקות. לדוגמה, אם אתה נפגש עם לקוח על הזדמנות מכירה, הראה להם שאתה מכבד את הזמן שלהם על ידי שמירה על המצגת שלך תמציתית ככל האפשר.
בעוד תקשורת יעילה היא קצרה ותמציתית, זה גם צריך להיות שלם. משמעות הדבר היא שהמסר צריך לכלול את כל העובדות הרלוונטיות, ויש לארגן אותו באופן הגיוני, כך שקל לעקוב אחריו. בהתבסס על מי אתה מדבר, אתה יכול להניח היבטים מסוימים של הידע שלהם, תוך מתן פרטים הם לא יודעים. מתן המשמעות המלאה של המסר הוא המפתח לתקשורת יעילה. לדוגמה, אם אתה עובד עם שותף עסקי חדש ו דנים הרכש אספקה מהם, זה חיוני כדי לספק להם את כל המפרטים של החומרים שאתה צריך. מבלי לספק מידע בעל ערך, הספק לא יוכל לספק את החלקים הנכונים, דבר שעלול לגרום לתסכול, לעיכובים ולמערכות יחסים גרועות.
הצגת העובדות כפי שהן מבלי להפריז בהן היא אחת התכונות של מיומנויות תקשורת טובות ומונעת עמימות ובלבול. אם אתה מתמודד עם תלונה שלקוח יש עם עובד, למשל, אתה חייב לקבל משוב משני הצדדים כדי להבין את הבעיה.
שלב משוב בהודעה
תקשורת יעילה כרוכה מתן ו קבלת משוב בזמן. המשוב עוזר להציג הן את והן את האדם שאיתו אתה מתקשר, אם ההודעה נשלחה והתקבלה במדויק. אם המשוב הוא לגמרי מחוץ לבסיס, זה עשוי להראות כי לא לתקשר בצורה יעילה או כי המקלט לא הבינו את המשמעות שלך.
בסביבה עסקית, משוב הוא קריטי כאשר עובדים בצוות. לדוגמה, אם אתה במצב ניהול, תצטרך לספק לצוות שלך משוב בונה על הביצועים שלהם, התפקיד שלהם ואת כישורי התקשורת שלהם עם הלקוחות. המשוב כולל גם מתן שבחים, אשר יכול לשפר את המורל של החברה ולהגביר את האחווה.
בנוסף לספק משוב, תקשורת יעילה דורשת לקבל את זה גם. משוב בונה שימושי לשיפור הביצועים שלך בעבודה. אם אתה אחראי על מתן נאום במהלך פגישה של החברה, לדוגמה, הקפד לשאול את אנשי המפתח של הצוות שלך למשוב אחרי הנאום. המשוב שלהם יגיד לך אם הדיבור שלך היה אפקטיבי בקבלת המסר שלך, ויראה לך אם הצוות שלך הבין את הנקודות העיקריות שרצית לתקשר. המשוב שלהם יראה לך גם תחומים שבהם אתה צריך לשפר את כישורי התקשורת שלך. לדוגמה, אם הביקורת היתה כי הנאום היה ארוך מדי, אתה יודע כי בפעם הבאה אתה יכול לעבוד על להיות תמציתית יותר בתקשורת שלך.
הצג כבוד דרך השיחה שלך
להיות מכבד את האנשים שאתה מתקשר עם הוא קריטריון חשוב לתקשורת יעילה. אנשים הם יותר מוטיבציה כדי לעסוק איתך אם אתה מראה כבוד להם ואת הרעיונות שלהם. לדוגמה, אם אתה פוגש הסיכוי בפעם הראשונה, אתה יכול להראות כבוד על ידי פונה אליהם באמצעות השם שלהם, מה שגורם להם להרגיש מוערך. לוקח את הזמן לקרוא על העסק שלהם ופנה אליהם בשיחה שלך עובר דרך ארוכה כדי להראות את האפשרות שאתה מכבד אותם.
אם אתה מדבר עם שותף עסקי בטלפון, הצג את הכבוד שלך על ידי התמקדות בשיחה בהישג יד. במקום לבדוק את הדוא"ל שלך או לגלוש באינטרנט תוך כדי דיבור בטלפון, להישאר מתורבת איתם במהלך phonecall הוא דבר מכובד לעשות.
כאשר מתקשרים באמצעות דוא"ל עם עמיתים, קח עוד כמה דקות כדי להגות את ההודעה שלך, אז זה ללא שגיאות הקלדה או כתיב או טעויות דקדוק. אתה מראה כבוד על ידי לוקח את הזמן כדי לבנות את המסר שלך בזהירות.
אל תשכחו תקשורת לא מילולית
המילים שבהן אנו משתמשים כדי לתקשר מהווים פחות מ -10% מהמסר שאנו מעבירים. משמעות הדבר היא כי אותות לא מילוליים הם קריטיים לתקשורת יעילה. נימת הקול שלך מראה את האופן שבו אתה מרגיש כשאתה מתקשר. אם אתה מתכוון להיות ידידותי, למשל, להיות בטוח כי הטון שלך הוא ידידותי.
תנועות הידיים שלך, העמדה שלך ואת שפת הגוף שלך לעזור להעביר את המשמעות של המילים שלך. חציית הזרועות שלך אותות שאתה מתגונן או נסגר תוך יצירת קשר עין מראה שאתה מחפש לעשות חיבור.
שים לב לאותות הלא מילוליות שמתקשורת על ידי האדם שאליו אתה מדבר. היציבה, הטון ושפת הגוף שלהם יראו לך איך הם מרגישים לגבי מה שאתה אומר ויכולים לעזור להנחות את הדרך שבה אתה מתקשר איתם.
דרישות מערכת תקשורת טובה
מערכת תקשורת טובה דורשת שתבחר את מערכת התקשורת הנכונה עבור העבודה בהישג יד. עם כל כך הרבה אפשרויות זמינות כגון טלפון, הודעות, דואר אלקטרוני ו-אדם, אתה צריך לבחור את המדיום המתאים ביותר את נושא השיחה. לדוגמה, אתה לא טקסט הבוס שלך להתפטר מן המיקום שלך או לבקש העלאה. אלה סוג של שיחות חשובות צריך להתרחש באופן אישי. כמו כן, אינך צריך פגישה פנים-אישית עבור נושאים עסקיים קטנים, אשר ניתן לתקשר באמצעות דוא"ל כדי לחסוך זמן ומשאבים.
