השינוי הארגוני הוא קשה, אבל מה יכול להיות אפילו קשה יותר הוא מתקשר שינויים אלה לעובדים. מנהלים רבים מודאגים מהצליל הנכון בעת ביצוע ההכרזה הראשונית, אך יש לשקול גם מספר רב של נושאים אחרים. מענה לשאלות העובדים, תגובה על דאגותיהם ושמירה על זרימת התקשורת בזמנים לא בטוחים, הם כולם מרכיבים מרכזיים בהכרזה וביישום של שינויים.
טיוטת תוכנית תקשורת ברורה. ערכו רשימה של כל מה שיש להעביר לעובדים על השינוי הארגוני. צפו בשאלות שעובדים יכולים לקבל על השינויים ולהיות מוכנים לענות עליהן. כלול את הנקודות תתייחס בהודעה הראשונית, כמו גם איך תמשיך לתקשר עם העובדים על השינויים כפי שהם מתחילים לקרות. שתף או צור תוכנית זו עם אחרים בתפקידי ניהול, כך שתעביר מסרים עקביים לעובדים במהלך השינוי.
הסבר לעובדים מה גרם לשינוי הארגוני. להסביר כל בעיה ספציפית החברה נתקלת כולל איך ולמה הם צריכים להיות מטופלים. אם החברה סובלת מרווחים נמוכים, עלויות גבוהות או מורל עובדים ירודים, להסביר את זה לעובדים.
ציין לעובדים כיצד השינוי הארגוני ישפר את החברה. הדגש איך זה ישפיע באופן חיובי על החברה כולה (על ידי הגדלת רווחים או שיפור המוניטין של החברה, למשל). להדגיש כיצד שינויים אלה ייהנו העובדים בודדים עצמם. המשך להדגיש את היתרונות של התוכנית גם לאחר ההודעה.
תן לעובדים מסגרת זמן לשינוי. אמור להם מתי יתחילו השינויים וכמה זמן הם ייקחו. אם אתה לא בטוח של מסגרת הזמן המדויקת, להיות כנים ולתת לעובדים לדעת מתי הם יכולים לצפות לתשובה.
שתף את הספקות שלך ואת השאלות. אם יש מידע על השינוי החסוי או שטרם נפתר, דווח לעובדים כי תודיע להם יותר לאחר שתנסה ותנסה לתת להם זמן שבו הם עשויים לצפות לתשובה להקטנת השערות.
לספק לעובדים את ההזדמנות לשאול שאלות או להביע ספקות או קשיים שיש להם עם השינויים. להזמין עובדים לדבר איתך או עם ניהול אחר באופן קבוע על כל החששות שיש להם לאורך כל התהליך. לענות על שאלות קשות כמו בכנות כפי שאתה יכול.
לתקשר עם מנהלים ועובדים לעתים קרובות ככל השינויים מתרחשים. לספק כל מידע חדש שעולה מיד. להודיע לעובדים אם התוכנית משתנה ומסבירה מדוע היא השתנתה. להיות פתוח ככל האפשר לאורך כל התהליך, כך שהעובדים לא מרגישים שהם נשמרים בחושך.
