יזמים שאפתניים המבקשים להקים חברת ספנות חייבים לעקוב אחר החוקים והתקנות שנקבעו על ידי משרד המסחר של ארה"ב כדי להבטיח שכל המשלוחים הם חוקיים, בין אם הם משלוחים מקומיים או בינלאומיים. בעוד רישיון פדרלי אינו נדרש ספציפית הספינה המקומי, אחד עשוי להיות נדרש עבור היצוא הבינלאומי מסוימים. בכל המקרים, הבעלים חייבים לקבל רשיונות הנדרשים על ידי המדינות והמקומות שלהם, אשר משתנים, אך בדרך כלל כוללים לפחות רישיון עסק, בתוספת רישיונות מתאימים להפעלת כל כלי הרכב המעורבים במשלוח.
דרישות רישיון יצוא בינלאומי
משרד המסחר האמריקני קובע כי ייתכן שיידרש רשיון יצוא ליצוא בינלאומי, בהתאם לפריט שנשלח. בעל העסק של הספנות אחראי לכל המשלוחים שביצע, גם אם המשלוח הוא למשלח מטענים הממוקם בארה"ב ולא ישירות ללקוח בינלאומי. לדברי המחלקה, באחריות השולח לקבוע את ההרשאה המתאימה למשלוח, תוך קבלת הרישיונות המתאימים בכל עת. אי קבלת רשיון משלוח לפריטים הנדרשים עלולה לגרום לעונש כספי של 50,000 $ לכל הפרה מנהלית. הרישיון מתקבל ממשרד התמ"ת האמריקני, סוכנות של משרד המסחר.
משלוח מקומי
אין צורך ברישיון משלוח למשלוחים מקומיים או בין - לאומיים בארצות הברית. במקום זאת, מסמכים משותפים חייבים ללוות כל משלוח שנשלח למדינות או לערים אחרות, ולכן החבילה ניתנת לזיהוי בכל עת. מסמכים מקומיים כוללים בדרך כלל שטר מטען המשמש כחוזה משלוח בין בעל הטובין לבין מוביל המשלוח, רשימת חבילה מקומית המסבירה את הכמות, הגודל, התיאור והמשקל של הסחורה הנשלחת, וקבלת המחסן שמעבירה את האחריות המשלוח לנמען בעת הלידה. אם חברת סטארט-אפ משווקת את משאיותיה שלה, בין אם היא משלבת את הסחורה או את הכביש המהיר, על כלי הרכב והנהגים להירשם כראוי ולרשום אותם בהתאם לדרישות המדינה.
רשיון עסקי
רשיון עסק כללי עשוי להידרש לעסקי ספנות, בהתאם למבנה העסקי ולתקנות המדינה. לדוגמה, מדינות מסוימות, כגון אלסקה, מחייבות את כל הגופים העסקיים להירשם למדינה, בעוד שמדינות אחרות, כגון לואיזיאנה, מחייבות מספר מבנים להירשם עם מזכיר המדינה ואחרים כדי פשוט להודיע לפקיד המחוז המקומי. ללא תלות בדרישות המדינה, רשיון עסקים כללי והרשמת מדינה עשויים להגדיל את אמינותו של עסק הספנות, בין אם מאורגן כחברה בעלת אחריות מוגבלת, שותפות או בעלות יחידה.
שיקולים נוספים
בעל עסק משלוח חייב להגיש בקשה למספר זיהוי המעסיק, הידוע גם מזהה מעסיק מס, ממס הכנסה. המספר משמש כמספר זיהוי ראשי במסמכים, כולל החזרי מס. מספר מזהה מס נדרש אם עסק המשלוח הוא שותפות או תאגיד, או אם יש לו עובדים. היבט חיוני נוסף של עסקי המשלוח הוא הגנה ביטוח מקיף במקרה המשלוחים כמה ללכת לאיבוד בתחבורה או ניזוקו לפני שהם מגיעים ליעד הסופי.
