השירות הקהילתי הוא עבודה אצילית - אבל זה לא יקרה לעתים קרובות ללא עבודת רגליים משמעותית שמתרחשת מאחורי הקלעים. ארגון האירוע הקהילתי הוא מאמץ רב-פנים, וזו אחריותו של יושב-הראש לדאוג לכל פרט. תכנון מראש הוא חיוני, הכוללים הכל החל הגדרת מטרות כדי הקצאת משימות. אם אתה פונה לרשימת רכיבים מראש, אתה מגדיל את הסבירות שהאירוע שלך יצליח.
בחר סיבה. סוגים רבים של פרויקטים נופלים בתחום השירות הקהילתי. כמה רעיונות כוללים פרויקטים לקידום הסביבה, לקדם בטיחות, להילחם בפשע או לעזור לחסרי בית.
חשוב על הסיבה העיקרית מדוע הפרויקט נחוץ. אם אתם מתכננים את האירוע מטעם ארגון, קח בחשבון אם האירוע עומד ברוח המשימה הארגונית שלו.
להציב מטרות. לאתר את המטרות הספציפיות של הפרויקט ולוודא שהן ניתנות למדידה. מטרות מדידה ניתן לעזור לך להעריך את האירוע לאחר שזה נגמר.
לעצב את האירוע. בחר את התאריך, השעה והמיקום. לאחר מכן שקול מה ייקח - כגון דובר מעניין, מזון או פעילות ייחודית - לאנשים לשקול את האירוע כיף וכדאי.
המתאר צוות הצרכים. פירוט חובות ספציפיות ומי יבצע את חובות אלה. לגייס מתנדבים למילוי תפקידים אלה.
רשימת המשאבים הדרושים, החומרים והאספקה. למטרות תקצוב, שים לב אם כל פריט ייתרם או יירכש. אם תרם, לרשום את הערך in-in.
באמצעות תקשורת בכתב או מצגות אישיות, להזמין שותפים פוטנציאליים - כגון נותני חסות האירוע אפשרי - להשתתף באירוע. שתף סיפור משכנע על האופן שבו הפרויקט שלך ישפיע באופן חיובי על הקהילה. ואז להסביר להם מה הם יכולים לעשות כדי לעזור.
השלם תקציב מוצע המציין את כל ההכנסות וההוצאות הצפויות. שלב את כל המשאבים, החומרים והאספקה מהרשימה שלך לתקציב ההוצאות. ודא כי הערך של פריטים שנתרמו באה לידי ביטוי בתקציב.
קדם את האירוע. לתקשר את האירוע באמצעות כל האמצעים האפשריים, כגון מהדורות חדשות, דואר ישיר, הזמנות אישיות, כרזות, הכרזות אתר אינטרנט באמצעות כלי התקשורת השונים החברתיים. פשוט מפה לאוזן הוא גם יעיל מאוד עבור מקבל את המילה החוצה. הקפד לקדם את האירוע לבתי ספר באזור (אם מתאים), כי תלמידים רבים נדרשים לבצע שעות שירות הקהילה עשוי להיות מוכן להשתתף.
לתכנן תוכנית חלופית במקרה שמשהו משתבש - זה לא כואב יש תוכנית ב תאר בעיות פוטנציאליות (כגון מזג אוויר גרוע) שיכולים לסכל את הצלחתו המוצלחת של הפרויקט. ואז לגבש פתרונות לבעיות אלה (כגון העברת האירוע בפנים).
גיבוש תוכנית פעולה ספציפית. רשום את השלבים הספציפיים כדי לסיים את הפרויקט בהצלחה. הצג תאריכים מתוכננים עבור כל שלב. לפצל את השלבים ליום האירוע על רשימה נפרדת, שכן זה עשוי להיות מפורט ביותר ואת המפנה ביותר ברשימה במהלך האירוע עצמו.
