"אני רוצה שהדיווח על שולחן הכתיבה שלי יהיה דבר ראשון ביום שני בבוקר!" הבוס הזועק צועק אל הכפופים המזועזעים שלו בסרטים, תוכניות טלוויזיה, ספרים וכנראה יותר מכמה סביבות עסקיות אמיתיות. במקום להיות מאוימים על ידי הרעיון של עריכת דוח, ברוכים הבאים זה הזדמנות להציג את העבודה שלך. דוחות עסקיים הם מסמכים חיוניים משום שהם מסבירים לעתים קרובות נקודות מורכבות, בעיות או מחקר ברור ותמציתי. דוחות הפקודה תשומת לב כי הם רשמיים. ומכיוון שאתה כותב את הדו"ח, אתה מקבל להחליט מה לשים בו.
מהו דו"ח עסקי?
מסמך מוחשי. BusinessDictionary.com מגדיר להגיש תלונה כמו "מסמך המכיל מידע מאורגן בצורה נרטיבית, גרפית או טבלאית, שהוכנו על בסיס אד הוק, תקופתי, חוזר, קבוע או על בסיס הנדרש".
העובדה שדוח עסקי הוא מסמך רק מדגישה את חשיבותו. אם אתה יכול להיות על סדר היום הפגישה לתת דו"ח על הנכסים שנרכשו במהלך הרבעון, במהלך ואחרי המצגת שלך, יהיה לך את הדו"ח העסקי להתייחס, ואתה יכול גם להפיץ עותק לאלה הנוכחים. זוכרים את דיווחי הספר המפחידים שעליכם לעשות בבית הספר? קריאת הספר היתה הצעד הראשון, אז היית צריך לכתוב תקציר של מה שאתה קורא. לפעמים, אפילו היית צריך להציג את הדו"ח שלך לכל הכיתה. אבל כדי לעזור לך, היה לך את הדו"ח מוחשי ביד להתייחס. זה עד כמה חשוב לדוח.
תמונה בזמן. דו"ח עסקי הוא אוסף של עובדות ונתונים סטטיסטיים על היבט מסוים של העסק. זה בדרך כלל תמונת מצב בזמן, דיווח על תקופה מסוימת. לדוגמה, דוח שנתי מכסה נתונים כספיים חשובים והתרחשויות המספקות תמונת מצב פיננסית לשנה זו, ואילו דוח רבעוני מכסה רבעון מסוים של השנה.
רוב הדוחות, ללא תלות בסוג או המטרה, לכסות תקופה מסוימת. הדוחות הכספיים מכסים תקופה מסוימת. הכספים של החברה משתנים משנה לשנה ומחודש לחודש. אפילו דו"ח על מוצרים זמינים הוא מדויק רק עבור חלון מסוים של זמן, כמו מוצרים חדשים מוצגים ו מבוגרים יותר מופסקים.
רשמית או לא רשמית. בהתאם למטרה שלו ומי יראה את זה, הדו"ח יכול להיות רשמי או לא פורמלי. דוחות פורמליים הם אלה שייראו ויבדקו על ידי הבוסים, ההנהלה הבכירה, הלקוחות, הלקוחות הפוטנציאליים או המשקיעים או אפילו הציבור. כמו כל הדיווחים, הם צריכים להיות כתוב היטב ולהציג ללא שגיאות כתיב או שגיאות כתיב, קל להבין ומדויק את פני.
דיווחים לא רשמיים חשובים לא פחות. לעובדים אשר חייבים להשלים את דוחות ההוצאות שלהם כדי להיות החזר, הם החשובים ביותר. בדרך כלל פורמלי, דוחות אלה מכילים תיאורים, תאריכים וכמויות דולר נכנסו טופס החברה. אם העובדים לא משלימים את הדו"ח ביסודיות ובזמן, הם עשויים שלא להיות החזר עבור כרטיסי טיסה, מוניות וארוחות הלקוח הם שילמו על הנסיעה העסקית האחרונה שלהם.
דיווחים בשמות אחרים. רבים, אם לא רוב, דוחות עסקיים אפילו לא נקרא דוחות. הם יכולים להיות הצהרות, כגון רווח והפסד או דוח רווח והפסד או דוחות כספיים אחרים כמו מאזנים. לחלופין, הם עשויים להיות תקציבי תקציב או תחזיות מכירות.
סיבות להשתמש דוחות עסקיים
כדי להכין דו"ח מצוין, זה עוזר להבין מה הדו"ח ישמש.
לסיכום. הדיווחים עוזרים להסביר רעיון מורכב, תהליך או מצב פיננסי של החברה בצורה ברורה ומובנת. חודשים של נתונים מצטברים, או שנות מחקר, ניתן לסכם בדוח קצר. כמובן, זה לא יכול להיות כל פרט שנחשף במחקר, אבל הדו"ח ייתן לאלה לקרוא את הדו"ח סיכום תמציתי של המחקר או נתונים.
לפשט. אנשים שיבדקו את הדוח שלך אולי לא יהיה זמן, תשוקה או מיומנות להעריך את כל הנתונים והמחקר שמאחורי זה. בכל מקרה, יש להם עבודה משלהם לעשות. הדוח שלך נותן להם את מה שהם צריכים לדעת.
להבהיר. אם 10 אנשים היו לקרוא ולסקור את כל הנתונים ותוצאות המחקר שאספתם, הם היו מגיעים למגוון של מסקנות שונות. הדוח שלך מבטיח כי כולם פועלים מאותה נקודת תצפית, שכן אתה נותן להם את כל אותם נתונים.
לשכנע. תגיד החברה שלך רוצה לשכנע את המשקיעים להקים הון לממן רעיון חדש. הדוח שלך ייכלל בתוכנית העסקית שתשתף עם המשקיעים. מקורבים אחרים יערכו את דוח הרווח וההפסד של החברה ודוחות כספיים אחרים, אך הדוח שלך יהיה תחזית מכירות המתארת היכן החברה סבורה שהשווקים שלא נוצלו, והמכירות שהם עשויים להניב. הדוחות הכספיים הם חשובים, אבל הדו"ח שלך הוא אחד שיכול לשכנע את המשקיעים על הגדר הגדר לעלות, או לא.
להוכיח נקודה. דוחות עסקיים משמשים לעתים קרובות כאשר החלטות קשות צריך להיעשות, כגון אם לצמצם, אשר יכול להיות פיטורים. אף אחד לא רוצה ללכת בכיוון הזה, אבל כאשר הדו"ח עומד לפניהם, מראה ירידה מתמדת ברווחים לעומת הוצאות כמו משכורות, ברור מה צריך לעשות. או, בצד החיובי, דוחות יכולים להראות אם החברה נמצאת במצב להתרחב לכיוונים חדשים ומלהיבים.
פתור בעיה. היית בפגישות שבהן הדיונים על בעיה מסתובבים מבלי להגיע לפתרון בר קיימא. אבל, אם אתה משתף את הדוחות שלך על מסך הקרנה גדול, כולם מסתכלים על אותה בעיה באותו זמן. הצגת מסמך מוחשי, עם טבלאות וגרפים המציגים היכן המצב באמת עומד, מאפשרת לכולם לנתח את אותו החומר יחד ולהגיע לפתרון ביחד.
סוגי דוחות עסקיים
ישנם מספר אינסופי של דוחות עסקיים שניתן לכתוב, במיוחד מאז אתה יכול גם לכתוב דו"ח מותאם אישית משלך הכותרת כפי שאתה רוצה. באופן כללי, עם זאת, דוחות עסקיים נופלים לארבע קטגוריות: הסבר, אנליטי, התקדמות משפטית. כמובן, הם יכולים לעשות חפיפה. דו"ח התקדמות, למשל, יכול להיות מסביר גם כן. אבל המטרה העיקרית שלו היא לתת עדכון על המצב.
דוחות הסבר. כמה דוחות עסקיים כתובים כדי להסביר מצב או נושא, כך שכולם יכולים להבין את זה. אתה יכול לכתוב דוח הסבר כדי להסביר מחקר שביצעת, למשל. אם אתה רק להציג טבלה המציגה את התוצאות של המחקר שלך, אתה תהיה באופן טבעי להיות inundated עם שאלות על הסיבה המחקר, המתודולוגיה שלך, גודל המדגם ועוד. לכן, במקום רק טבלה של תוצאות, אתה צריך להתחיל בקצרה את הסיבה שאתה התחייבה המחקר וכיצד הלכת על זה, כגון באמצעות טלפון או בדואר סקרים, מעקב אחר נתונים על פני תקופה של זמן או מה שהמתודולוגיה שלך היה. לאחר מכן, אתה מסביר את התוצאות של המחקר שלך באמצעות טבלה, דיאגרמה או שיטה אחרת שהופך את התוצאות ברורות. אז אתה מסכם את הממצאים בכמה משפטים.
דוחות אנליטיים . סוג זה של דו"ח מספק ניתוח, אולי על ידי השוואת שני מצבים או אפשרויות. במקום רק להסביר, דוח אנליטי עושה לפחות חלק מהניתוח של הממצאים עבור הקורא. אתה יכול להשתמש חזותיים בדוח האנליטי שלך כדי להדגים את הנקודות שלך, כמו דיאגרמות או טבלאות נתונים.
דוחות התקדמות. בדומה לכרטיסי דו"ח בית הספר, דוחות התקדמות מראים כיצד הדברים הולכים עכשיו. הם אינם מבוססים על ההרים של מחקר או ניתוח; הם עדכון עבור אנשים הזקוקים. הדוחות השנתיים, הדוחות הכספיים, כגון דוחות רווח והפסד, ודוחות אחרים שהם תצלומים של נקודת זמן הם דוחות התקדמות.
דוחות משפטיים. כל דיווח שהחברה נדרשת על פי חוק לקמפל ולפרסם, להגיש או לשלוח לישות אחרת הוא סוג של דוח משפטי. דוחות משפטיים נעשים לעיתים גם כדי להגן על החברה מפני תביעות פוטנציאליות או בעיות משפטיות אחרות. אם דוח נערך לצורכי מס או נדרש על ידי רשות ניירות ערך, בית משפט או גורם רשמי אחר, הוא שייך לקטגוריה משפטית.
דוגמה לכתיבת דוחות משותפים
על פי מעבדה לכתיבה מקוונת של אוניברסיטת פרדו (OWL), לרוב הדוחות העסקיים אין פורמט אוניברסלי. בדוק אם לחברה שלך יש פורמט מועדף לדוח שאתה כותב. אם לא, אתה חופשי לחבר את זה בכל דרך שתראה לנכון. עם זאת, OWL יש הצעות שיכולות לעזור לך לוודא שאתה מכסה את כל הבסיסים וכתיבת הדו"ח הטוב ביותר שאתה יכול.
- שמור את זה קצר.
- דע את הקהל שלך וכתוב להם.
- השתמש כותרות להדגיש נקודות חשובות.
- שים את הממצאים החשובים ביותר שלך, טיעונים או נקודות הראשון.
- להחליט אם לכלול את המסקנות שלך או להשאיר את זה לקוראים.
תוכן הדוח שלך ישתנה בהתאם למטרה שלו ולקהל שלו. עבור דו"ח פנימי, הקהל כבר יודע על החברה, אז אתה לא צריך למלא אותם על הפרטים האלה. דו"ח ציבורי, עם זאת, או אחד עם מספר רב של קהלים, ייהנו ממידע רקע על החברה.
כותרת / שער. כל דו"ח צריך כותרת ברורה המסבירה מה הוא יגלה. זה לא המקום להיות חכם; שקיפות היא המפתח. לקבלת דו"ח קצר או לא רשמי, כותרת פשוטה בחלק העליון של הדף, ולאחר מכן את התאריכים, אם רלוונטי, יעשה. לדוגמה:
תמצית הכנסות והוצאות, רבעון ראשון 2018
דוחות רשמיים צריכים כותרת הכוללת את הכותרת, תאריך ומחבר, לדוגמה:
סיכום הכנסות והוצאות
רבעון ראשון 2018
הוכן על ידי
(השם שלך)
אם הדוח נערך עבור אדם או קבוצה ספציפיים, הוסף כי לאחר שמך, לדוגמה:
ל
XYZ החברה, Inc
מבוא. התחל עם היסטוריה קצרה או מידע רלוונטי רקע על החברה, אם אתה חושב שזה נחוץ. לאחר מכן הסבר בקצרה מדוע הוכן דוח זה. אם הדו"ח מציג ממצאי מחקר, הסבר בקצרה את מתודולוגיית המחקר. לקבלת דו"ח קצר, זה צריך להיות כמה משפטים. דוח רשמי עשוי לכלול דף שלם. כמה דוחות רשמיים להתחיל עם תקציר מנהלים שנותן סקירה או תקציר של הדו"ח, כך, אם זה כל מה שמישהו קורא, הם עדיין מבינים את הדו"ח.
תוכן העניינים. בדוח ארוך, רשימת סעיפים חזותיים עם מספרי עמודים.
גוף הדו"ח. הנה המקום שבו אתה שם את הנתונים שלך, את המידע העיקרי או החשוב ביותר של הדוח שלך. כלול חזותיים כגון תרשימים, דיאגרמות, טבלאות או גרפים במקום טקסט בלבד. חזותיים להראות לאנשים מה שאתה רוצה שהם יודעים והם אינטראקטיביים, אשר שומר על תשומת הלב של הקוראים שלך. טבלאות, גרפים ומסמכים חזותיים אחרים הם "ההוכחה" של מה שאתה מדווח. תמיד להתחיל עם הנתונים החשובים ביותר הראשון.
תוצאות. קטע זה הוא אופציונלי והוא תלוי בקוראים שלך.האם אתה רוצה להגיד להם איך לפרש את התוצאות, או לתת לדוח לדבר בעד עצמו? ****
מסקנות. דוחות פורמליים זקוקים לסיום המסכם את התוצאות, בין אם הם היו צפויים או באו כהפתעה, וכיצד הם ישפיעו על החלטות עתידיות.
חריגים. דוחות שנתיים ורבעוניים הם דוגמאות שעשויות להיות יצירתיות יותר. במיוחד, אם העסק הוא להגיע לציבור הרחב, כגון דו"ח שנתי או רבעוני של בית החולים, העדכונים עשוי להיות הטוב ביותר סיפר באמצעות סיפורים משכנעים על חייהם הציל או עובדים ביצוע של המדינה- of-the-art טכניקות. עסקים עשויים להתייחס ההתקדמות שלהם בדרך זו, גם, על ידי ראיון עובדים התחייבות מחקר חדשניות או המצאת מוצרים חדשים, מרגש.
בסופו של דבר, איך לכתוב את הדו"ח שלך תלוי בך. רק לשמור את זה קצר, לשמור על הקהל שלך בראש שלך ולכלול מידע ברור מעביר את המסר שלך. אין בעיות. יהיה לך את זה על שולחן הבוס שלך בתוך זמן קצר.
