תזכירים צריכים להעביר מידע באופן תמציתי, תכליתי. סגנון ללא שטויות זה אומר שגם אם אתה מזיע את האפשרות לכתוב אחד, אתה צריך למצוא את הפורמט הפשוט, הגיוני הקלה הקלה של אחרים, יותר עבודה עתירי פרויקטים כתיבה שאולי יש לך על השולחן שלך.
לכתוב כותרת
התחל את התזכיר שלך על ידי כתיבת כותרת סטנדרטית הכוללת "אל:", "מאת:", "תאריך:" ו "נושא" בשורות נפרדות. תן קצת מחשבה לקו הקהל, להבין כי ייתכן שלא רוצה להפיץ את התזכיר שלך לחברה כולה אלא רק כמה מחלקות במקום. הכותרת הפונקציונלית מאפשרת לקוראים לסרוק אותו במהירות וללקט מידע חשוב ממש מההתחלה - מרלוונטיות לנושא.
מדינת המטרה שלך
כתוב פתיחה קצרה המציינת בבירור, במונחים הפשוטים ביותר האפשריים, את מטרתך לכתיבה. להזריק קצת אישיות, אם תרצו, אבל לשמור על תוספת זו גם כן. לדוגמה, אם אתה עושה הודעה, אתה יכול לכתוב, "לאחר חיפוש ארוך במיוחד וממצה, אני שמח מאוד להודיע כי ABC החברה שכרה XYZ סופרים הקבוצה להנחות את מאמצי השיווק הקרובה שלנו."
לפרט עם Precision
להקדיש את הגוף של התזכיר שלך - לא יותר משתיים או שלוש פסקאות - כדי לפרט על הצהרת הפתיחה שלך. ציפייה לשאלות חשוב; אתה לא רוצה את התזכיר כדי ליצור יותר שאלות מאשר זה מספק תשובות, אבל תזכיר הוא לא הפורום עבור ממצה, 360 מעלות גילוי, או. ארגן את המידע החשוב ביותר - מה העובדים ירצו לדעת מה הם צריכים לדעת - באופן היררכי. לבסוף, יש לזכור כי תזכיר משמש לעתים רחוקות "המילה הסופית" על נושא; ולפעמים היא מפעילה מגוון רחב של פעילויות. אז להקדיש את הפסקה האחרונה של הגוף של התזכיר שלך "הצעדים הבאים" או "מה קורה הלאה." לדוגמה, במקרה זה ייתכן שתרצה לשתף כאשר תציג את קבוצת סופרים לעובדים שלך.
סגור בסגנון
סגור את התזכיר שלך על הערה אופטימי, להבין כי אתה שולח מסר מרומז עבור העובדים שלך לעקוב. אתה יכול לומר, למשל, "אני יודע שאתה מצפה, כמו שאני עושה, כדי לצאת לפרק זה מרגש בהיסטוריה של החברה שלנו. אני מודה לך מראש על המשך ההתלהבות והמסירות שלך ".
הצבע על קבצים מצורפים
הוסף לרשימה בחלק התחתון של התזכיר שלך קבצים מצורפים רלוונטיים, כגון מסמכים שאתה רוצה עובדים לקרוא או נהלים חדשים אתה רוצה שהם יעברו. כל שעליך לעשות הוא לכתוב את המילה "מצורף:" ו בקצרה לסכם את המידע. בדוגמה זו, ייתכן שתרצה לכלול תמצית של פרויקטי השיווק הקודמים של קבוצת הכותבים כדי שהעובדים שלך יוכלו להכיר את סגנון הקבוצה ואת הישגיה. להיות מפורש על איפה העובדים יכולים למצוא את המידע הזה. לדוגמה, אם אתה מפרסם עותק נייר של התזכיר שלך על לוח מודעות או שלח אותו בדואר אלקטרוני לכלל החברה, ודא שהעובדים מבינים כיצד לגשת לקובץ המצורף.
טיפים
-
קרא את התזכיר בקול רם תוך כדי הגהה קפדנית ועריכתו לפני הפצתו.
