כאשר תודיע על כך לעובד, לספק או למבוטח כי החוזה שלהם לא יחודש, יהיה עליך לשלוח מכתב שאינו חידוש. כתיבת מכתב זה עם טקט ומקצוענות יכולה להקל על הפרדה ידידותית, שלא לדבר על חסכון בזמן וכאב לב. זה תרגיל מסובך במקצת; יש לאזן את איגרת החידוש בין עמדה קבועה לבין רגישות לרגשות של הנמען.
ברור המדינה הכוונה שלך
ברור המדינה המטרה שלך. העמימות יכולה לפתוח את הדלת לבלבול בהמשך. לאחר ציון שם העסק או הארגון המדובר, להסביר כי הקורא הוא להיות מתחדשת. לעניינים רגישים יותר, כגון עמדת עבודה, המכתב צריך לעקוב אחר שיחת טלפון או מפגש אישי להסביר בקצרה את הסיבות לאי חידוש.
דוגמא:
אתה מקבל מכתב זה כי אתה כרגע לספק לנו שירות קפה חודשי עבור המשרד שלנו, כי אנחנו חייבים לבטל יעיל בחודש הבא.
לספק את backstory
תן סיבה כנה לאי חידוש. לנמען שלך יש הסבר חוקי להחלטה. במקרים רבים, הסיבה יכולה להיות פשוטה כמו שינוי המדיניות, קיצוצים בתקציב, או סיום קבוע של העמדה. אם ההחלטה התבססה על ביצועים גרועים, כך למשל. הימנע cattiness או הצהרות מאשים יתר על המידה; במקום זאת, להישאר רגוע ומקצועי. ודא שיש לך דוחות תקריות ספציפיות לגבות את כל ההצהרות של עוול או ביצועים גרועים אם ההחלטה באה לידי ביטוי.
דוגמא:
אתה לא מתחדשת בגלל הביצועים שלך ביכולת העבודה, במיוחד במונחים של דייקנות ומחויבות לתפקיד.
דון אפשרויות זמינות
הסבר את האפשרויות הזמינות לנמען. לשינוי מדיניות, יש לתת חלופות ותאריך סיום ספציפי. במקום העבודה או הספק החוזה ללא חידוש, זה קריטי לא רק לתת מסגרת זמן, אבל הוראות הנוגעות זמן החופשה שנותר ואחריות. זו גם הזדמנות, אם תבחר, ליידע את הנמען על התהליך לערער על אי חידוש. לספק פרטי קשר עבור האדם האחראי על תהליך זה או קישור לאתר המתאים לקבלת מידע נוסף.
דוגמא:
לידיעתך, השירות שלך איתנו יסתיים ב -1 בפברואר. אמנם איננו זקוקים לשירותים שלך, אך בעתיד נוכל להגדיל את התקציב שלנו, לכן הקפד לבדוק שוב אתנו בהמשך השנה, כאשר אנו מעריכים מחדש צרכי.
ספירות נימוס
להיות מנומס. במקרים רבים, אי חידוש מגיע כהפתעה לנמען, וזה יכול להיות מכתב קשה לקרוא כפי שהוא מייצג לעתים קרובות חיים גדולים או שינוי בהכנסות. תודה לעובד, בעל מדיניות או ספק על הזמן שלהם ותרומות לעסק, ובמידת הצורך, מאחלים להם מזל במאמציהם העתידיים. עם זאת, אין לרמוז על כל חששות או ספקות לגבי ההחלטה, שכן זה עשוי להציע למקביל כי הוא או היא צריכה לערער על ההחלטה, או אפילו לקחת אותו לבית המשפט.
דוגמא:
תודה על התרומה החשובה שעשית לעסק שלנו. אנו מאחלים לכם הצלחה על המאמצים העתידיים.
הפורמט הנכון
לחתום על המכתב עם השם שלך ואת המיקום. תן את הכותרת ואת פרטי הקשר שלך, כך שהנמען יבין את סמכותך בהחלטה ויהיה מסוגל להגיע אליך עם שאלות. אם אתה פשוט מדווח על שינוי במדיניות, הוסף שהאי חידוש מתבצע בהתאם למדיניות זו, וצרף אותו כנקודת התייחסות.
הקפד לקרוא את הדפס קטן
אם יש לך חוזה כתוב עם אדם או שירות אתה בוחר לא לחדש, הקפד לקרוא את האותיות הקטנות. ייתכנו פרטים על איך ומתי אתה יכול לסיים את החוזה כי עליך לעקוב אחר כך אתה לא נתקל לתוך הפרת מצב החוזה. אם זה חידוש אוטומטי החוזה, כגון זה עבור שירות חודשי, לכתוב בכתב את הבקשה לסיים ולשלוח אותו למחלקה המתאימה. הקפד לכלול את התאריך שבו ברצונך לסיים את השירות. זה תלוי בך אם אתה רוצה לכלול את הסיבה. אם לא תבטל לפני תקופת החידוש, ייתכן שתתקבל עם עמלת סיום, לכן רשום לעצמך את תאריכי היעד לביטול כאשר אתה נכנס לחוזה חידוש אוטומטי.
