אנשי מקצוע, כגון רואי חשבון ועורכי דין, נוהגים לכתוב מכתבים ללקוחות בנושאים חשובים. המשרד חייב לעקוב אחר נהלים מסוימים כדי לייצר ברור, מכתבים לקוח יעיל. אנשי מקצוע כותבים מכתבי לקוח למספר מטרות הכוללות קבלת פנים ללקוח חדש, דיון בנושא עסקי או ייעוץ. כתוב מכתב לקוח מקצועי וקל לקרוא, עם מטרה ברורה הקורא יבין.
השתמש בנייר מכתבים. רוב העסקים המקצועיים להשתמש letterhead עבור כל המכתבים כולל אלה ללקוחות. Letterhead מכיל את שם המשרד, הכתובת ומספר הטלפון.
כתובת המכתב. בעת כתיבת מכתב ללקוח, לכתוב אותו ישירות לאדם על ידי ציון שם האדם. זה יכול להתחיל עם המילה "יקר" ואחריו את שמו של האדם או את המילה "אל". כלול תאריך בראש המכתב.
התחל את המכתב עם הקדמה קצרה. לשמור על ההקדמה נעימה שיחה. תודה ללקוח על השימוש שלך במשרד ולהצביע על הסיבה למכתב.
לפתח את הגוף של המכתב. חלק זה של המכתב מכיל את המידע למטרה של המכתב. הוא עשוי לכלול עצות או מידע אחר הרלוונטי ללקוח.
הימנע משימוש במונחים שרק מקצועי בתחום הספציפי שלך יבין. עורכי דין ורואי חשבון משתמשים לעתים קרובות במונחים ספציפיים לתחום שלהם, אבל יכול להיות מוכר ללקוחות. בחר מילים ברורות לכל אדם, ללא קשר לרקע שלהם.
שאל את הלקוח להתקשר עם שאלות. הזמנה ליצור קשר עם המשרד לקבלת עזרה ומידע נוסף היא חלק סטנדרטי מכל מכתבי הלקוח.
לחתום על המכתב. כלול את החתימה שלך בתחתית המכתב ושלח את המסמך ללקוח שלך.
